HR รีพอร์ต

“ปีหน้าเราจะมีพนักงานกี่คนครับ ผมต้องปิดตัวเลขงบวันศุกร์นี้”

ผู้จัดการบัญชีวางแฟ้มลงบนโต๊ะผม แล้วถามต่อทันที

“ที่ขอเพิ่มมาสามสิบเอ็ดคน ขอเพราะอะไรบ้าง”

ผมเลื่อนดูไฟล์ที่รวมมาจากทุกแผนก ช่องเหตุผลเขียนคล้ายกันเกือบทุกแถว

“งานเยอะครับ”

เขาเงียบไปพักหนึ่ง แล้วพูดประโยคที่ผมจำได้จนถึงวันนี้

“งานเยอะ ผมก็เอาไปตอบผู้บริหารไม่ได้เหมือนกันนะ”

.

ฤดูทำงบที่ห้อง HR

เดือนตุลาคมของทุกปี ห้อง HR จะเงียบผิดปกติ

เสียงเครื่องจักรจากไลน์ผลิตลอดผ่านผนังมาเบา ๆ เหมือนทุกวัน แต่บนโต๊ะเรามีแต่กระดาษกับไฟล์ Excel ชื่อ “ขอกำลังคน_ปีหน้า_final_ล่าสุด” ที่ส่งต่อกันมาตั้งแต่สมัยหัวหน้าคนก่อน

น้องในทีมเพิ่งย้ายมาจากงานสรรหา ถามผมว่าช่วงทำงบต้องทำอะไรบ้าง

ผมตอบโดยไม่ต้องคิด ส่งแบบฟอร์มให้ทุกแผนก รอรับคืน รวมตัวเลข ส่งบัญชี

ทำแบบนี้มาหลายปีจนกลายเป็นพิธีกรรม ไม่มีใครถามว่าเราทำไปเพื่ออะไร เพราะทุกปีมันก็ผ่านไปได้

.

สามสิบเอ็ดคนที่ไม่มีใครอธิบายได้

แบบฟอร์มที่เราใช้มีแค่สามช่อง ตำแหน่ง จำนวนที่ขอ และเหตุผล

ปีนั้นแบบฟอร์มกลับมาครบทุกแผนก ตัวเลขรวมกันได้สามสิบเอ็ดคน

ฝ่ายผลิตขอสิบ ฝ่ายคลังสินค้าขอสาม ฝ่ายขายขอสอง ไล่ไปจนครบ ไม่มีแผนกไหนขอลดเลยสักแผนก

ส่วนช่องเหตุผล อ่านแล้วเหมือนมีคนเดียวเขียน “งานเยอะ” “คนไม่พอ” “OT สูง”

ผมไม่ได้คิดว่าหัวหน้างานโกหก ทุกคนเหนื่อยจริง แต่พอเข้าห้องประชุมงบ ผู้บริหารถามแค่สามคำถาม

สิบคนของฝ่ายผลิต ต้องเริ่มงานเดือนไหน

ถ้าไม่ได้ จะเกิดอะไรขึ้นกับงาน

แล้วคนที่จะเกษียณปีหน้า นับรวมไปหรือยัง

ผมตอบไม่ได้สักข้อ

ห้องเงียบไปประมาณสิบวินาที ซึ่งนานมากสำหรับห้องที่มีผู้บริหารนั่งอยู่ห้าคน

สุดท้ายที่ประชุมตัดสินใจแบบที่ง่ายที่สุด ตัดครึ่งเท่ากันทุกแผนก

ครึ่งปีต่อมาผลก็ออกมาให้เห็น แผนกที่จำเป็นจริงได้คนไม่พอ ต้องทำ OT หนักจนคนลาออก ขณะที่แผนกที่ขอเผื่อไว้ก็ยังได้คนไปครึ่งหนึ่งอยู่ดี

ผู้จัดการฝ่ายผลิตเดินมาหาผมตอนสายวันหนึ่ง เสื้อยังเปื้อนฝุ่นแป้งจากไลน์

“พี่ ผมขอสิบ ได้ห้า แต่ลูกค้าใหม่เริ่มส่งของเมษา ไลน์สามต้องเปิดกะดึก ตอนนี้คนเดิมควบสองกะมาสามอาทิตย์แล้ว”

ผมถามเขาว่า ทำไมตอนกรอกแบบฟอร์มไม่เขียนเรื่องลูกค้าใหม่ไว้

เขาตอบสั้น ๆ ว่า “ก็ช่องมันเล็ก ผมเลยเขียนว่างานเยอะ”

ส่วนงบค่าจ้างที่ตั้งไว้ก็สูงเกินจริง เพราะเราคิดเหมือนคนใหม่ทุกคนเริ่มงานวันที่หนึ่งมกราคม ทั้งที่ความจริงทยอยเข้ามาทั้งปี

วันนั้นผมเริ่มรู้ว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวเลข

ปัญหาคือเราไม่เคยให้เหตุผลที่ใครจะเอาไปตัดสินใจได้

.

แบบฟอร์มสี่หน้าที่ไม่มีใครอยากกรอก

ปีถัดมาผมคิดว่าจะแก้ได้ด้วยแบบฟอร์มที่ละเอียดขึ้น

ผมเพิ่มจากสามช่องเป็นสี่หน้า มีตารางภาระงาน ชั่วโมง OT ย้อนหลังหกเดือน ผังองค์กร และลายเซ็นสามระดับ

คิดว่ายิ่งถามเยอะ ยิ่งได้คำตอบเยอะ

ผลที่ได้กลับตรงข้าม

หัวหน้างานบ่นว่าไม่มีเวลา บางแผนกส่งกลับมาไม่ครบ บางแผนกแก้แบบฟอร์มเอง เพิ่มคอลัมน์ ลบช่องที่ไม่อยากกรอก บางแผนกพิมพ์ออกมาเขียนมือแล้วสแกนส่ง

HR ใช้เวลาสามวันเต็มนั่งรวมไฟล์ที่หน้าตาไม่เหมือนกันเลยสักไฟล์ สูตรรวมพังเพราะชื่อแผนกสะกดไม่ตรงกัน ฝ่ายคลังสินค้าเขียนว่า “คลัง” บ้าง “Warehouse” บ้าง

ข้อมูลเยอะขึ้นสี่เท่า แต่คำถามในห้องประชุมยังเหมือนเดิม และผมก็ยังตอบไม่ได้เหมือนเดิม

ที่เจ็บที่สุดไม่ใช่สามวันที่เสียไป แต่เป็นประโยคของหัวหน้างานคนหนึ่งตอนผมโทรไปตามแบบฟอร์ม

“พี่ ถามเยอะขนาดนี้ สุดท้ายก็ตัดครึ่งเหมือนปีที่แล้วไม่ใช่เหรอ ผมเลยขอเผื่อไว้ก่อน”

ผมวางสายแล้วนั่งคิดอยู่นาน แบบฟอร์มที่ผมตั้งใจทำให้ละเอียด กลับสอนให้คนขอเผื่อ เพราะเขาไม่เชื่อว่าเหตุผลที่เขียนลงไปจะมีใครอ่าน

คืนหนึ่งผมนั่งดูคลิปเก่าของ Simon Sinek ที่เคยดูตอนเรียน เรื่อง Start with Why

เขาบอกว่าคนส่วนใหญ่สื่อสารจากข้างนอกเข้าข้างใน เริ่มจากสิ่งที่ทำ แล้วค่อยบอกวิธี ส่วนเหตุผลว่าทำไปทำไม มักไม่มีใครพูดถึงเลย

ผมนั่งนิ่งไปพักหนึ่ง

เพราะสิ่งที่ผมทำมาตลอดสองปี คือการเริ่มจากข้างนอกสุด

ผมแก้แบบฟอร์ม แล้วก็แก้แบบฟอร์ม โดยไม่เคยถามตัวเองเลยว่า การสำรวจอัตรากำลังคนครั้งนี้ มีไว้เพื่ออะไร

.

คำถามที่ควรถามก่อนคำถามว่ากี่คน

Golden Circle ของ Sinek มีสามวง วงในสุดคือ Why วงกลางคือ How และวงนอกสุดคือ What

องค์กรที่คนเชื่อและอยากทำตาม จะคิดจากวงในออกไปข้างนอกเสมอ

ผมหยิบกระดาษมาเขียน Why ของการสำรวจอัตรากำลังคนใหม่

คำตอบแรกที่ออกมาคือ “เพื่อให้ได้ตัวเลขส่งบัญชี”

ผมขีดทิ้ง เพราะนั่นคือหน้าที่ ไม่ใช่เหตุผล

เขียนใหม่ได้ว่า เพื่อให้ผู้บริหารกับหัวหน้างานตัดสินใจเรื่องคนจากเหตุผลชุดเดียวกัน ว่างานปีหน้าเป็นอย่างไร ต้องใช้คนเท่าไร เมื่อไร และคุ้มกับเงินที่จะลงไปหรือเปล่า

พอเขียนเสร็จ ผมเห็นอีกประโยคหนึ่งซ่อนอยู่ข้างใน

คนไม่ใช่ต้นทุนที่ต้องตัด แต่เป็นการลงทุนที่ต้องอธิบายได้

Why ข้อนี้ทำให้ผมเห็นว่า การสำรวจครั้งเดียวกันมีความหมายต่างกันสำหรับแต่ละคน

สำหรับหัวหน้างาน มันคือโอกาสที่คำขอจะได้รับอนุมัติเพราะเหตุผล ไม่ใช่เพราะดวงหรือเสียงดัง

สำหรับผู้บริหาร มันคือการเห็นภาพคนกับเงินพร้อมกันในหน้าเดียว ก่อนตัดสินใจ

สำหรับ HR มันคือการเลิกเป็นคนกลางที่ส่งตัวเลขต่อโดยไม่รู้ที่มา

พอ Why ชัด How ก็ตามมาเอง ผมได้หลักการสี่ข้อ

ข้อแรก ถามเหตุผลก่อนถามจำนวน ให้แต่ละแผนกเล่าว่างานปีหน้าจะมากขึ้นหรือน้อยลง เพราะอะไร และถ้าไม่ได้คน งานจะกระทบอย่างไร

ข้อสอง เริ่มจากฐานเดียวกัน HR ใส่จำนวนคนปัจจุบันกับจำนวนคนที่จะเกษียณให้แต่ละแผนกตรวจเอง ไม่ต้องนับใหม่ และไม่ต้องเถียงกันว่าใครนับถูก

ข้อสาม แยกประเภทคำขอให้ชัด เพิ่มอัตราใหม่ ทดแทนอัตราว่าง และลดอัตรา คำว่า “ลด” ต้องมีที่ให้เขียน ไม่อย่างนั้นจะไม่มีใครเขียน

ข้อสี่ ระบุเดือนที่ต้องการคนจริง เพราะงบประมาณคิดตามเดือนที่คนเริ่มงาน ไม่ใช่คิดเต็มปีทุกคน

ส่วน What คือแบบฟอร์มกับไฟล์ ผมปล่อยให้มันเป็นเรื่องสุดท้ายที่ต้องคิด

.

ออกแบบใหม่จากวงในออกมาวงนอก

ครั้งนี้ผมออกแบบแบบฟอร์มจากหลักการสี่ข้อ ไม่ได้ออกแบบจากสิ่งที่อยากรู้

แบบฟอร์มหน่วยงานเหลือไฟล์เดียว หัวหน้างานเลือกชื่อแผนกของตัวเอง แล้วจำนวนคนปัจจุบันกับคนที่จะเกษียณในแต่ละตำแหน่งจะขึ้นมาเอง สิ่งที่ต้องทำคือตรวจว่าถูกหรือไม่ถูก

จากนั้นเล่าแนวโน้มงานปีหน้าสั้น ๆ แล้วกรอกคำขอทีละแถว หนึ่งแถวต่อหนึ่งคำขอ ทุกช่องเลือกจาก dropdown ทั้งตำแหน่ง ประเภทคำขอ กะ เดือนที่ต้องการ และเหตุผล

ด้านบนสุดมีแถบสถานะ ถ้ายังกรอกไม่ครบจะเป็นสีส้มพร้อมบอกว่าแถวไหนขาดอะไร พอครบจะเป็นสีเขียว หัวหน้างานรู้ทันทีว่าส่งได้แล้ว ไม่ต้องโทรมาถาม HR

ในแบบฟอร์มไม่มีเงินเดือนของใครเลยสักบาท

ผมให้ผู้จัดการฝ่ายผลิตลองกรอกเป็นคนแรก เขาใช้เวลาสิบห้านาที แล้วหยุดอยู่ที่ส่วนที่สอง

“พี่ ไลน์ผมมีคนเกษียณสองคนปีหน้าเหรอ ผมไม่รู้มาก่อนเลย”

เขาเพิ่มคำขอทดแทนอัตราว่างสองคน ระบุเดือนกรกฎาคมหลังคนเกษียณออก แล้วเขียนเรื่องลูกค้าใหม่ลงช่องปัจจัยสำคัญยาวสามบรรทัด เรื่องที่ปีก่อนเขาบอกว่าช่องมันเล็ก

ฝั่ง HR ผมทำไฟล์รวมที่เรียกว่า HR Master

พอแบบฟอร์มกลับมา HR คัดลอกข้อมูลจากชีต “ส่ง HR” ไปวางต่อท้ายได้เลย เพราะทุกแผนกใช้ไฟล์เดียวกัน คอลัมน์จึงตรงกันหมด ไม่ต้องนั่งรวมสามวันเหมือนเดิม

จากนั้น HR พิจารณาทีละคำขอ อนุมัติ อนุมัติบางส่วน ไม่อนุมัติ หรือรอข้อมูลเพิ่ม แล้วไฟล์จะคำนวณต่อให้ทั้งหมด ทั้งแผนคนรายเดือน งบค่าจ้าง OT ประกันสังคม สวัสดิการ และค่าสรรหา สุดท้ายสรุปเป็น Dashboard หน้าเดียวที่พิมพ์เข้าห้องประชุมได้

ผมตั้งใจให้น้องในทีมที่ไม่ถนัดตัวเลขใช้ได้ด้วย ช่องสีเหลืองคือช่องกรอก ช่องสีเทาคือสูตรที่ล็อกไว้ ไม่มี Macro และมีชีตตรวจความพร้อมที่บอกว่ายังเหลืออะไรต้องแก้ก่อนนำเสนอ

ไฟล์ที่แจกในบทความนี้ เป็นเวอร์ชั่นที่ไม่ต้องมีโปรแกรมเงินเดือน HR กรอกทะเบียนพนักงานเองได้ ถ้ามีรายชื่อพนักงานใน Excel อยู่แล้ว หรือ export จากโปรแกรมเงินเดือนได้ ก็เรียงคอลัมน์ให้ตรงแล้ววางได้เลย

.

ห้องประชุมงบที่คำถามเปลี่ยนไป

การประชุมงบรอบนั้นใช้เวลาแค่ครึ่งเดียวของปีก่อน

ไม่ใช่เพราะทุกคำขอได้อนุมัติ แต่เพราะทุกคำขอมีเหตุผลวางอยู่ตรงหน้าแล้ว

ผู้บริหารไม่ถามว่า “ขอกี่คน” อีกต่อไป คำถามเปลี่ยนเป็น “ทำไมต้องเริ่มเดือนเมษายน” และ “ถ้าเลื่อนไปพฤษภาคมได้ไหม”

ฝ่ายบรรจุภัณฑ์เป็นแผนกแรกที่เขียนขอลดอัตราเอง เพราะเครื่องบรรจุอัตโนมัติกำลังจะเข้ามา ไม่มีใครถูกเลิกจ้าง คนที่ว่างจากงานบรรจุมือถูกย้ายไปช่วยกะดึกของฝ่ายผลิต ซึ่งทำให้ฝ่ายผลิตขอคนใหม่น้อยลงไปด้วย

คำขอที่ข้อมูลยังไม่พอก็ไม่ได้ถูกปัดตกทิ้ง แต่ถูกส่งกลับไปพร้อมคำถามที่ชัดเจน หัวหน้างานคนนั้นกลับมาพร้อมแผนกะดึกที่ละเอียดกว่าที่ผมคาดไว้มาก

มีช่วงหนึ่งผมเปิด Dashboard แล้วสลับมุมมองให้ดูว่า ถ้าอนุมัติตามที่ทุกแผนกขอทั้งหมด งบจะเป็นเท่าไร เทียบกับที่ HR เสนอ ผู้บริหารเห็นส่วนต่างเป็นตัวเงินทันที โดยที่ผมไม่ต้องอธิบายสักคำ

หลังประชุม ผู้จัดการบัญชีเดินมาที่โต๊ะผม

“ปีนี้ผมตอบผู้บริหารได้ทุกข้อเลยนะ”

ผมยิ้ม เพราะปีนี้ผมก็ตอบได้เหมือนกัน

และที่ดีกว่านั้น ไม่มีใครเดินออกจากห้องประชุมพร้อมความรู้สึกว่าโดนตัดโดยไม่มีเหตุผล คนที่ไม่ได้ตามที่ขอ รู้ว่าเพราะอะไร และรู้ว่าต้องเตรียมข้อมูลอะไรมาคุยใหม่ในไตรมาสหน้า

.

ไฟล์ที่อยากให้ HR ทุกคนได้ใช้

หลังจากเล่าเรื่องนี้ให้เพื่อน HR หลายคนฟัง คำถามที่ได้กลับมาเหมือนกันเกือบทุกคน

“แจกไฟล์ได้ไหม”

ผมเลยทำไฟล์สองไฟล์นี้ให้ใช้ได้ทั่วไป ไม่ผูกกับโปรแกรมเงินเดือนตัวไหน

ไฟล์แรกคือ HR Master สำหรับ HR มีชีตตั้งค่า ตำแหน่งและอัตรา ทะเบียนพนักงาน รวมคำขอ ตรวจสอบ แผนอัตรากำลัง งบประมาณ Dashboard และตารางส่งออกสำหรับคนที่อยากเอาไปทำ Pivot ต่อ

ไฟล์ที่สองคือแบบฟอร์มสำหรับหน่วยงาน ใช้ไฟล์เดียวกันส่งให้ทุกแผนก

ในไฟล์ผมใส่ข้อมูลตัวอย่างของโรงงานสมมติไว้ให้ลองเล่นก่อน ลองเปิด Dashboard แล้วสลับมุมมองดู จะเห็นว่าคำขอสามสิบเอ็ดคน กลายเป็นยี่สิบสองคนที่อธิบายได้ทุกคน

ตัวเลขสมมติฐานอย่างเปอร์เซ็นต์ขึ้นเงินเดือน เปอร์เซ็นต์ OT และเพดานประกันสังคม อยู่ในชีตตั้งค่าทั้งหมด เปลี่ยนเป็นตัวเลขของบริษัทตัวเองได้ทันที

วิธีเริ่มใช้ มีห้าขั้น

ตั้งค่าปีงบ รายชื่อหน่วยงาน และสมมติฐานงบที่ชีต 1

ใส่ตำแหน่งกับอัตราค่าจ้างที่ชีต 2 แล้วกรอกทะเบียนพนักงานที่ชีต 3

คัดลอกข้อมูลจากชีต 4 ไปวางในแบบฟอร์ม แล้วส่งไฟล์เดียวกันให้ทุกแผนก

รับคืน วางข้อมูลที่ชีต 5 แล้วพิจารณาทีละคำขอ

ดูผลที่ Dashboard และใช้ชีตตรวจสอบเช็กก่อนเข้าห้องประชุม

ดาวน์โหลด HR Master (ไม่ต้องมีโปรแกรมเงินเดือน): คลิกดาวน์โหลดไฟล์ Excel

ดาวน์โหลด แบบฟอร์มสำรวจอัตรากำลังคน (สำหรับหน่วยงาน): คลิกดาวน์โหลดไฟล์ Excel

.

บทเรียนที่อยากแชร์

หนึ่ง — เริ่มจากทำไม ก่อนออกแบบแบบฟอร์ม ถ้ายังตอบไม่ได้ว่าการสำรวจมีไว้เพื่ออะไร ต่อให้แบบฟอร์มละเอียดแค่ไหนก็ได้แค่ข้อมูลที่เยอะขึ้น ไม่ได้คำตอบที่ดีขึ้น

สอง — ถามเหตุผลก่อนถามจำนวน ตัวเลขที่ไม่มีเหตุผลกำกับจะถูกตัดแบบเท่ากันทุกแผนกเสมอ แต่เหตุผลที่ชัดทำให้ผู้บริหารเลือกตัดถูกจุด

สาม — ให้ทุกคนเริ่มจากฐานเดียวกัน เมื่อ HR เตรียมจำนวนคนปัจจุบันและคนเกษียณไว้ให้ หัวหน้างานไม่ต้องเสียเวลานับใหม่ และห้องประชุมไม่ต้องเถียงกันเรื่องตัวเลขตั้งต้น

สี่ — เดือนที่เริ่มงานคือเงิน คนที่เริ่มงานเดือนตุลาคมใช้งบแค่สามเดือน การถามเดือนที่ต้องการจริงทำให้งบใกล้ความจริงมากขึ้นโดยไม่ต้องตัดคนสักคน

ห้า — เครื่องมือที่ดีทำให้คนกล้าขอลด เมื่อแบบฟอร์มมีช่องให้เขียนว่า “ลดอัตรา” และไม่มีใครถูกตำหนิที่เขียน หัวหน้างานจะเริ่มคิดเรื่องปรับปรุงงานไปพร้อมกับเรื่องขอคน

#hrรีพอร์ต #แผนอัตรากำลังคน #HR #HRD #StartWithWhy #การพัฒนาองค์กร