HR รีพอร์ต

“ปีหน้าขอตั้งงบหาคนไว้เท่าเดิมนะครับ”

ผมพูดจบ นายก็วางปากกาลงบนโต๊ะช้าๆ

“ได้ แต่ขอถามข้อเดียว ปีนี้คนที่ทำงานอยู่กับเราได้จริง มาจากช่องทางไหน”

ผมเปิดแฟ้มที่เตรียมมา ในนั้นมีใบเสร็จค่าประกาศงาน ใบแจ้งหนี้บริษัทจัดหางาน และสลิปค่าบูสต์โพสต์อีกปึกใหญ่

มีครบทุกอย่าง

ยกเว้นคำตอบ

.

เช้าวันจันทร์ ในห้องที่ใบสมัครกองสูงเท่าเอว

ห้อง HR ของที่นี่เล็กกว่าห้องเก็บของข้างๆ เสียอีก

เช้าวันจันทร์ เครื่องพิมพ์ดังไม่หยุด ใบสมัครจากเว็บหางานไหลออกมาทีละแผ่น น้องฝน เจ้าหน้าที่สรรหาของเรา ถือโทรศัพท์คุยกับคนที่มายืนรอสมัครหน้าป้อมยาม มืออีกข้างจดชื่อลงกระดาษโน้ต

บนไวท์บอร์ดมีตัวเลขสีแดงเขียนไว้ พนักงานคลังสินค้า 3 คนขับรถส่งของ 2 แอดมิน 1

หัวหน้าคลังเพิ่งโทรมาถามเป็นรอบที่สามของสัปดาห์ว่าได้คนหรือยัง ผมตอบเหมือนทุกครั้ง “กำลังหาอยู่ครับพี่”

ส่วนลิ้นชักโต๊ะผม ปิดไม่สนิทมาหลายเดือนแล้ว

เพราะใบเสร็จที่ยัดไว้ข้างใน

.

ใบเสร็จเต็มลิ้นชัก แต่ไม่มีใครรู้ว่าได้อะไรกลับมา

ประชุมวันนั้นจบลงด้วยประโยคสั้นๆ ของนาย “ไปหาคำตอบมาก่อน แล้วค่อยคุยเรื่องงบกัน”

ผมกลับมาที่โต๊ะ ดึงลิ้นชักนั้นออกมาทั้งลิ้นชัก แล้วไล่ดูใบเสร็จทีละใบเป็นครั้งแรก

ค่าแพ็กเกจเว็บหางานสองเจ้า จ่ายเป็นรอบๆ ทั้งปี ค่าบูสต์โพสต์เฟซบุ๊กทุกเดือน ค่าบูธงาน Job Fair สองครั้ง ค่าป้ายไวนิลหน้าบริษัท ค่าธรรมเนียมบริษัทจัดหางานที่บางใบแพงพอๆ กับค่าประกาศงานครึ่งปี และค่าจ้างทำคลิปลง TikTok ที่เราเพิ่งลองเมื่อไม่กี่เดือนก่อน

กดเครื่องคิดเลขรวมแล้ว เกือบสองแสนห้าหมื่นบาท

ตัวเลขนั้นไม่ได้ทำให้ผมตกใจเท่าคำถามที่ตามมา

แล้วเงินก้อนนี้ ซื้ออะไรกลับมาให้เราบ้าง

ผมเดินไปหยิบใบสมัครของพนักงานใหม่ปีนี้มาเปิด ในใบสมัครมีช่อง “ทราบข่าวการรับสมัครจาก” อยู่จริง แต่ครึ่งหนึ่งเว้นว่าง อีกครึ่งเขียนว่า “อินเทอร์เน็ต” ซึ่งก็คือทุกช่องทาง และไม่ใช่สักช่องเดียว

ผมหันไปถามน้องฝน

“ส่วนใหญ่น่าจะมาจากเว็บหางานมั้งคะพี่ เฟซก็มาเยอะนะ แต่เฟซนัดแล้วไม่ค่อยมาสัมภาษณ์”

“มั้ง” กับ “ไม่ค่อย” ไม่ใช่คำที่ผมจะเอาไปตอบนายได้

คืนนั้นผมนั่งนิ่งอยู่นาน แล้วเห็นภาพสามภาพชัดขึ้นเรื่อยๆ

ภาพแรก เราจ่ายค่าหาคนเหมือนจ่ายค่าน้ำค่าไฟ จ่ายเพราะปีก่อนก็จ่าย ไม่เคยมีใครถามว่าช่องไหนคุ้ม

ภาพที่สอง บางตำแหน่งว่างค้างอยู่หลายสัปดาห์ หัวหน้าคลังต้องให้ลูกทีมทำโอทีแทนจนทั้งทีมล้า

ภาพที่สาม คนที่ได้มาบางคนออกก่อนครบทดลองงาน แล้วเราก็กลับไปหาคนใหม่จากช่องทางเดิม วนอยู่อย่างนั้นทั้งปี

ปัญหาของเราไม่ใช่ไม่มีข้อมูล

ปัญหาคือเรารู้แค่ว่าจ่ายไปเท่าไหร่ แต่ไม่เคยรู้ว่าได้อะไรกลับมา

.

ตารางยี่สิบตัวชี้วัด ที่ไม่มีใครเปิด

ผมเป็นคนแบบหนึ่ง เจอปัญหาเมื่อไหร่ จะรีบแก้ด้วยเครื่องมือก่อนเสมอ

สุดสัปดาห์นั้นผมเปิด Excel ตั้งแต่เช้าจนดึก ทำชีตเก็บผู้สมัคร ชีตนัดสัมภาษณ์ ชีตข้อเสนองาน ผูกสูตรโยงกันไปมา แล้วใส่ตัวชี้วัดทุกตัวที่เคยอ่านเจอ แหล่งที่มาของผู้สมัคร อัตราผ่านแต่ละขั้น ต้นทุนต่อใบสมัคร ต้นทุนต่อการสัมภาษณ์ อัตราตอบรับข้อเสนอ และอีกหลายตัว

นับรวมได้ยี่สิบตัวพอดี มีกราฟสีสวย มี Pivot Table ให้กดเลือก

ผมภูมิใจกับมันมาก

เช้าวันจันทร์ ผมส่งไฟล์ให้น้องฝนพร้อมข้อความสั้นๆ “ฝนช่วยกรอกตามนี้นะ ช่องสีฟ้าคือช่องที่ต้องกรอก”

สองสัปดาห์ต่อมา ผมเปิดไฟล์ดู

ข้อมูลหยุดอยู่ที่แถวที่สิบสอง บางคอลัมน์ว่างทั้งแถบ วันที่บางช่องพิมพ์เป็นตัวหนังสือ กราฟที่ผมภูมิใจโชว์ตัวเลขแปลกๆ ที่ผมเองยังอธิบายไม่ได้

ผมเรียกน้องฝนมาคุย ถามดีๆ ว่าติดอะไร

น้องเงียบไปพักหนึ่ง แล้วตอบตรงๆ

“หนูไม่รู้ว่าแต่ละช่องเอาไปทำอะไรค่ะพี่ กรอกไปก็ไม่รู้ว่ามันบอกอะไร งานหน้าเคาน์เตอร์ก็เยอะ เลยเก็บไว้กรอกทีหลัง”

และ “ทีหลัง” ของน้องก็ไม่เคยมาถึง

ผมโกรธน้องไม่ลงเลย น้องฝนเป็นคนที่คุยกับผู้สมัครเก่งที่สุดในทีม คนที่มาสมัครหน้าบริษัทหลายคนตัดสินใจอยู่กับเราเพราะน้องคุยดี น้องแค่ไม่ใช่คนที่สนุกกับตัวเลข

ปัญหาอยู่ที่ไฟล์ของผม

ผมสร้างมันให้คนแบบผมใช้ คนที่อ่าน Pivot Table ออก มียี่สิบตัวชี้วัด แต่ไม่มีใครรู้ว่าตัวไหนสำคัญ

และที่แย่ที่สุด ผมไม่เคยบอกน้องเลยว่า เราทำเรื่องนี้ไปเพื่ออะไร

.

วงกลมสามชั้น ที่ผมเริ่มผิดด้าน

คืนวันศุกร์ถัดมา ผมเปิดคลิปเก่าที่เคยดูผ่านๆ ของ Simon Sinek เรื่อง Start with Why

เขาวาดวงกลมซ้อนกันสามชั้น ชั้นในสุดคือ Why เราทำสิ่งนี้ไปเพื่ออะไร ชั้นกลางคือ How เราทำอย่างไร ชั้นนอกสุดคือ What สิ่งที่เราทำออกมา

ประเด็นของเขาคือ องค์กรส่วนใหญ่สื่อสารจากข้างนอกเข้าข้างใน บอกว่าทำอะไร บางทีก็บอกว่าทำอย่างไร แต่น้อยมากที่จะบอกว่าทำไปทำไม ส่วนคนที่ทำให้คนอื่นอยากร่วมทางด้วย มักเริ่มจากข้างในออกมาข้างนอก เพราะคนเราผูกพันกับเหตุผลที่ทำ มากกว่าตัวสิ่งที่ทำ

ผมหยิบกระดาษมาวาดวงกลมสามชั้นตาม แล้วนั่งหัวเราะตัวเอง

ไฟล์ยี่สิบตัวชี้วัดคือ What ล้วนๆ ข้อความ “ช่องสีฟ้าคือช่องที่ต้องกรอก” คือ How ส่วน Why ไม่มีอยู่บนกระดาษเลยสักคำ

ผมเลยถามตัวเองตรงๆ ทำไมเราต้องเปรียบเทียบช่องทางการสรรหา

คำตอบแรกที่โผล่มาคือ เพื่อลดงบ

ไม่ใช่ ถ้าเป้าหมายคือลดงบ เราคงเลิกจ้างบริษัทจัดหางานเป็นอย่างแรก แล้วตำแหน่งที่หาคนยากก็จะว่างต่อไป

คำตอบที่สองคือ เพื่อมีรายงานส่งนาย

ก็ไม่ใช่อีก ถ้าเป้าหมายคือรายงาน เราจะได้ไฟล์สวยๆ ที่ไม่มีใครเปิด ซึ่งผมเพิ่งทำมาแล้ว

ผมถามต่อไปเรื่อยๆ จนได้ประโยคที่รู้สึกว่าใช่

“เพื่อให้หน้างานได้คนที่ใช่ ทันเวลา ในเงินที่คุ้ม และให้ HR ตอบนายได้ด้วยข้อเท็จจริง ไม่ใช่ความรู้สึก”

พอ Why ชัด ผมก็เอายี่สิบตัวชี้วัดมาวางเรียง แล้วถามทีละตัวว่า ตัวนี้ช่วยตอบ Why ข้อไหน

คนที่ใช่ ดูจากทุก 100 คนที่สมัครได้เข้าทำงานกี่คน และผ่านทดลองงานกี่เปอร์เซ็นต์ ทันเวลา ดูจากใช้เวลาจ้างเฉลี่ยกี่วัน คุ้มเงิน ดูจากต้นทุนต่อการจ้างหนึ่งคน และเพิ่มอีกตัวคือได้คนเยอะไหม เพราะช่องทางที่ดีแต่ได้คนปีละคน ก็พึ่งพาไม่ได้

อีกสิบห้าตัวที่เหลือ น่าสนใจทุกตัว แต่ไม่ได้เปลี่ยนการตัดสินใจของเรา

ผมตัดทิ้งหมด จากยี่สิบ เหลือห้า

.

เมื่อคำว่าทำไมชัด วิธีทำก็เหลือนิดเดียว

ผมรื้อไฟล์เดิมทิ้ง แล้วออกแบบใหม่ด้วยคำถามเดียว น้องฝนจะใช้มันได้ทุกวันไหม โดยไม่ต้องมาถามผม

ได้ออกมาเป็นหลักสามข้อ

ข้อแรก กรอกให้น้อยที่สุด ผู้สมัครหนึ่งคนกรอกหนึ่งแถว เกือบทุกช่องเลือกจากรายการ ไม่ต้องพิมพ์ พอผู้สมัครคืบหน้า จากส่งใบสมัคร เป็นได้สัมภาษณ์ เป็นเริ่มงาน แค่กลับมาเปลี่ยนช่อง “ไปถึงขั้นไหน” ในแถวเดิม ส่วนค่าใช้จ่าย จ่ายหนึ่งครั้งกรอกหนึ่งแถว ช่องสีเหลืองคือช่องที่กรอกได้ ช่องสีเทาคือช่องที่ไฟล์คำนวณเอง และมีคอลัมน์ “ตรวจข้อมูล” คอยเตือนเวลากรอกขัดกัน เช่น เลือกว่าเริ่มงานแล้ว แต่ลืมใส่วันเริ่มงาน

ข้อสอง พูดภาษาคน ผมเลิกใช้คำว่าอัตราแปลง แล้วเขียนว่า “ทุก 100 คนที่สมัคร ได้เข้าทำงานกี่คน” แทน ตัวอื่นก็เหมือนกัน ต้นทุนต่อการจ้างหนึ่งคน ใช้เวลาจ้างกี่วัน ผ่านทดลองงานกี่เปอร์เซ็นต์ อ่านแล้วไม่ต้องแปลอีกรอบ

ข้อสาม ให้ไฟล์ช่วยตัดสิน แต่ละตัวชี้วัดจะถูกเทียบกับค่าเฉลี่ยของทุกช่องทาง ตัวไหนดีกว่าหรือเท่ากับค่าเฉลี่ยได้หนึ่งดาว เต็มห้าดาว แล้วไฟล์สรุปเป็นคำแนะนำสามระดับ ช่องทางหลัก จับตาดู และทบทวน พร้อมกล่อง “อ่านผลแบบเร็ว” ที่เขียนเป็นประโยคให้เลยว่าช่องไหนได้คนมากที่สุด ช่องไหนคุ้มที่สุด ช่องไหนเร็วที่สุด

ผมใส่ตัวกันพลาดไว้อีกชั้น ช่องทางที่มีผู้สมัครไม่ถึงห้าคน หรือคนครบทดลองงานไม่ถึงสามคน ไฟล์จะยังไม่ตัดสิน แต่ขึ้นว่า “ข้อมูลยังน้อย รอดูต่อ” เพราะสมัครสองคนได้หนึ่งคนเท่ากับห้าสิบเปอร์เซ็นต์ ซึ่งยังสรุปอะไรไม่ได้เลย

แต่สิ่งที่ผมทำต่างจากครั้งแรกมากที่สุด ไม่ได้อยู่ในไฟล์

ก่อนส่งไฟล์ใหม่ ผมนั่งลงข้างน้องฝน แล้วเริ่มจาก Why ก่อนจะพูดถึงช่องไหนสักช่อง

“ที่เราจดว่าคนมาจากไหน ไม่ได้จดเพื่อส่งรายงานนะ แต่เพื่อให้พี่คลังได้คนเร็วขึ้น และได้คนที่อยู่กับเรานานๆ จะได้ไม่ต้องสอนงานคนใหม่ทุกสองเดือน”

จากนั้นค่อยเปิดไฟล์ให้ดู

ใช้เวลาสอนไม่ถึงสิบนาที

.

สามเดือนต่อมา ห้องประชุมเดิม คำถามเดิม

สามเดือนผ่านไป ไฟล์ไม่ได้หยุดที่แถวที่สิบสองอีกแล้ว

น้องฝนกรอกทุกเย็นก่อนกลับบ้าน คอลัมน์ตรวจข้อมูลขึ้นเครื่องหมายถูกเกือบทุกแถว วันหนึ่งผมแซวว่าทำไมขยันกรอกจัง น้องตอบหน้าตาเฉย

“ก็พี่บอกว่ากรอกเพื่อให้พี่คลังได้คนเร็วขึ้นไงคะ พี่เขาโทรมาตามหนูทุกวัน”

Why ใช้ได้ผลกับน้องฝน เหมือนที่มันใช้ได้ผลกับผม

ประชุมไตรมาสรอบถัดมา นายถามคำถามเดิม คนที่อยู่ได้จริงมาจากช่องทางไหน

รอบนี้ผมไม่ได้เปิดแฟ้มใบเสร็จ ผมเปิดหน้าสรุปผล แล้วอ่านให้ฟังทีละช่อง

พนักงานแนะนำเพื่อนกับคนที่มาสมัครหน้าบริษัท ได้ดาวมากที่สุด ได้คนตรง ได้เร็ว ต้นทุนต่ำ และส่วนใหญ่ผ่านทดลองงาน ไฟล์ขึ้นว่าเป็นช่องทางหลัก

บริษัทจัดหางานแพงที่สุด แต่ได้คนเร็วและอยู่ทน ไฟล์ขึ้นว่าจับตาดู เราตกลงกันว่าจะใช้เฉพาะตำแหน่งที่หาคนยาก

เฟซบุ๊กมีคนสมัครเยอะที่สุด แต่ได้เข้าทำงานน้อย ไม่ได้แปลว่าต้องเลิก แต่ต้องเขียนประกาศให้ชัดว่าต้องการคนแบบไหน

ส่วนคลิป TikTok ที่เพิ่งลอง ไฟล์ขึ้นว่าเสียเงินแต่ยังไม่ได้คน เราพักไว้ก่อน

นายฟังจบแล้วถามกลับ “งั้นเอางบบูสต์โพสต์บางส่วน ไปเพิ่มเงินรางวัลแนะนำเพื่อนดีไหม”

นั่นเป็นครั้งแรกที่เราคุยเรื่องงบสรรหา โดยไม่ได้เถียงกันว่าจะตัดหรือไม่ตัด

แต่คุยกันว่า เงินแต่ละบาทช่วยให้หน้างานได้คนที่ใช่หรือเปล่า

.

ไฟล์ที่อยากให้คุณลองเปิดดู

หลังจากใช้มาสักพัก ผมเกลาไฟล์ให้สะอาดขึ้น แล้วทำแจกเป็นสองแบบ

แบบแรกคือ ไฟล์ตัวอย่าง ใส่ข้อมูลของบริษัทกระจายสินค้าสมมติไว้ให้ เปิดหน้า “สรุปผล” ก็เห็นเลยว่าดาว คำแนะนำ และกล่องอ่านผลแบบเร็วหน้าตาเป็นแบบไหน

แบบที่สองคือ ไฟล์เปล่า พร้อมใช้งานจริง

ในไฟล์มีห้าชีต เริ่มที่นี่ สรุปผล บันทึกผู้สมัคร ค่าใช้จ่าย และตั้งค่า ใช้แค่สามขั้น

ขั้นที่หนึ่ง ตั้งค่า ใส่ชื่อช่องทางที่ใช้จริงกับรายชื่อตำแหน่ง ทำครั้งเดียว

ขั้นที่สอง บันทึก มีคนสมัครเพิ่มหนึ่งแถว จ่ายเงินเพิ่มหนึ่งแถว ผู้สมัครคืบหน้าก็เปลี่ยนขั้นในแถวเดิม

ขั้นที่สาม ดูผล เลือกช่วงวันที่หรือตำแหน่งที่อยากดู แล้วอ่านคอลัมน์คำแนะนำได้เลย

ไฟล์ใช้ได้ตั้งแต่ Excel 2016 ขึ้นไป ไม่มี Macro รองรับผู้สมัครหนึ่งพันแถว และค่าใช้จ่ายห้าร้อยรายการ

ฝากเคล็ดลับเล็กๆ สามข้อ ดูผลเป็นไตรมาสหรือทั้งปีจะแม่นกว่ารายเดือน เพราะค่าแพ็กเกจมักจ่ายครั้งเดียวแต่ใช้หลายเดือน ช่องทางที่ว่าฟรีก็มีต้นทุน อย่างเงินรางวัลแนะนำเพื่อนหรือค่าทำป้าย ลงไว้ด้วยจะเทียบกันได้ยุติธรรม และก่อนส่งไฟล์ให้ทีม บอกเขาก่อนว่ากรอกไปเพื่ออะไร

.

บทเรียนที่อยากแชร์

หนึ่ง — เครื่องมือที่ไม่มีคำว่าทำไม จะกลายเป็นภาระ คนกรอกไม่รู้ว่ากรอกไปทำไม ก็จะเก็บไว้ทำทีหลัง และทีหลังนั้นไม่เคยมาถึง

สอง — ตัวชี้วัดที่ดีต้องตอบ Why ได้ ถ้าตัวไหนบอกไม่ได้ว่าช่วยให้หน้างานได้คนที่ใช่ ทันเวลา หรือคุ้มเงินยังไง ตัดทิ้งได้เลย ห้าตัวที่ใช้จริงดีกว่ายี่สิบตัวที่ไม่มีใครเปิด

สาม — ออกแบบให้คนที่ไม่ถนัดตัวเลขใช้ได้ ใช้ภาษาคน กรอกน้อย และให้เครื่องมือช่วยตัดสิน แทนที่จะหวังให้ทุกคนอ่านกราฟออก

สี่ — ช่องทางแพงไม่ได้แปลว่าแย่ ข้อมูลน้อยไม่ได้แปลว่าแพ้ ดูให้ครบทั้งเร็ว คุ้ม และอยู่ทน และอย่าเพิ่งตัดสินช่องทางจากคนไม่กี่คน

ห้า — บอกทีมว่าทำไม ก่อนบอกว่าต้องกรอกอะไร สิบนาทีที่ใช้อธิบาย Why ประหยัดเวลาตามงานได้ทั้งปี

#hrรีพอร์ต #การสรรหา #HR #HRD #StartWithWhy #การพัฒนาองค์กร