HR รีพอร์ต

“ศุกร์นี้บ่ายสอง แจ้งพี่เกียรติเลยนะ”

คุณอนันต์พูดโดยไม่เงยหน้าจากแฟ้ม

“ขอผมสามสัปดาห์ครับ”

“สามสัปดาห์? หนังสือก็ร่างเสร็จ ทนายก็อ่านแล้ว ค่าชดเชยก็คิดไว้แล้ว จะรออะไรอีก”

“เอกสารพร้อมครับ แต่กุญแจยังไม่พร้อม”

กรรมการผู้จัดการวางปากกาลง มองหน้าผมเหมือนผมพูดภาษาอื่น

นั่นเป็นครั้งแรกในชีวิตการทำงาน ที่ผมกล้าขอให้คนที่ตัดสินใจไปแล้ว เลื่อนวันแจ้งเลิกจ้างผู้บริหารออกไป

.

เช้าที่เสียงเครื่องปั๊มยังดังเหมือนทุกวัน

ที่นี่เป็นโรงงานชิ้นส่วนยานยนต์ ปั๊มขึ้นรูปโลหะส่งให้ค่ายรถ เสียงเครื่องปั๊มดังเป็นจังหวะตั้งแต่เจ็ดโมงเช้า กลิ่นน้ำมันหล่อลื่นลอยขึ้นมาถึงชั้นสอง

ห้องกระจกสุดทางเดินเป็นของพี่เกียรติ ผู้อำนวยการฝ่ายขาย อยู่มาสิบเอ็ดปี คนที่พาลูกค้ารายใหญ่ที่สุดเข้ามาตั้งแต่ปีที่สองของเขา

ไวต์บอร์ดหลังโต๊ะเต็มไปด้วยชื่อลูกค้า โทรศัพท์ดังทั้งวัน และเกือบทุกสายที่ลูกค้ารายใหญ่โทรมา ประโยคแรกคือ “ขอสายพี่เกียรติครับ”

ไม่ใช่ “ขอสายฝ่ายขาย”

ตอนนั้นผมไม่ได้คิดอะไรกับประโยคนี้เลย

.

คำสั่งที่มาพร้อมวันที่

เรื่องของพี่เกียรติไม่ได้เกิดขึ้นในวันเดียว

ยอดขายต่ำกว่าเป้าที่ตกลงกันไว้สามไตรมาสติด ทุกไตรมาสมีการนั่งคุย มีบันทึก มีแผนแก้ แต่ทิศทางที่บอร์ดอยากไป กับทิศทางที่เขาเชื่อ ห่างกันขึ้นเรื่อยๆ

สุดท้ายบอร์ดตัดสินใจเปลี่ยนผู้นำฝ่ายขาย

ส่วนที่เป็นกระดาษ ผมเตรียมไว้ครบ หนังสือเลิกจ้างระบุเหตุผลชัด ค่าชดเชยคิดตามอายุงาน ทนายอ่านแล้ว

ผมเกือบจะตอบคุณอนันต์ไปแล้วว่า “ได้ครับ ศุกร์นี้”

จนบ่ายวันนั้น ผมเดินไปถามน้องเมย์ ธุรการฝ่ายขาย แบบไม่มีอะไร

“ถ้าพี่เกียรติลาพักร้อนสองอาทิตย์ ใครทำแทนเขา”

น้องเมย์หัวเราะ “ไม่มีค่ะพี่ ทุกอย่างรอพี่เกียรติ”

“ทุกอย่างคืออะไรบ้าง”

เธอนับนิ้ว ราคาพิเศษที่เกินเพดานต้องรอพี่เกียรติอนุมัติในระบบ ใบเสนอราคารุ่นรถปีหน้ายังค้างที่เขา ลูกค้ารายใหญ่สองรายมีเบอร์เขาคนเดียว ไลน์กลุ่มกับฝ่ายจัดซื้อของลูกค้า ฝั่งเราก็มีเขาอยู่คนเดียว

นิ้วเธอไม่พอนับ

ผมเดินกลับโต๊ะ แล้วนึกถึงเช้าวันจันทร์หลังวันแจ้ง ถ้าลูกค้ารายใหญ่โทรมา เขาจะขอสายใคร

ผมตอบตัวเองไม่ได้

.

แบบฟอร์มคืนของ ที่เคยทำให้เราเชื่อว่าจบแล้ว

สิ่งแรกที่ผมทำ คือเปิดลิ้นชักหยิบแบบฟอร์มเดิม

ใบคืนทรัพย์สินหน้าเดียว หกช่อง โน้ตบุ๊ก โทรศัพท์ บัตรพนักงาน กุญแจห้อง รถบริษัท บัตรน้ำมัน เซ็นครบหกช่อง เท่ากับจบ

ผมถือมันอยู่นาน เพราะนึกได้ว่าแบบฟอร์มใบนี้ เคยหลอกเรามาแล้วครั้งหนึ่ง

สามปีก่อน พี่ชาญ ผู้จัดการโรงงานคนเก่า ลาออกไปอยู่ต่างจังหวัด วันคืนของสวยงามมาก ชั่วโมงเดียวเสร็จ เซ็นครบทุกช่อง ทุกคนจับมือร่ำลา

สองสัปดาห์ต่อมา ไลน์ปั๊มเกือบหยุด

ใบสั่งซื้อเหล็กแผ่นค้างในระบบสิบกว่าใบ สถานะ “รออนุมัติ” ระบบยังส่งทุกใบไปที่กล่องของพี่ชาญ ไม่มีใครตั้งผู้อนุมัติแทน เพราะไม่มีใครรู้ว่าวงเงินนั้นผูกอยู่กับชื่อเขาคนเดียว

ตอนโทรไปเร่งของ ซัพพลายเออร์พูดอีกประโยคที่ผมจำได้ถึงทุกวันนี้

“หนังสือมอบอำนาจของคุณชาญยังอยู่ในแฟ้มเรานะครับ ถ้าเขาโทรมาสั่ง เราก็ส่งให้”

พี่ชาญไม่ได้ทำอะไรผิด เขาไม่รู้ด้วยซ้ำ แต่ประตูบานนั้นเปิดค้างอยู่สองสัปดาห์ โดยไม่มีใครรู้

แบบฟอร์มคืนของไม่ได้ผิด มันแค่เก็บได้เฉพาะของที่จับต้องได้

แต่สิ่งที่ผู้บริหารถืออยู่ ส่วนใหญ่จับต้องไม่ได้

.

เริ่มจากคำถามว่า เราถอดกุญแจไปเพื่ออะไร

คืนนั้นผมไม่ได้เริ่มจากรายการ ผมเริ่มจากคำถามที่ Simon Sinek ชวนให้ถามก่อนเสมอ ว่าเราทำสิ่งนี้ไปเพื่ออะไร

ถ้าเริ่มจาก What เราจะได้แบบฟอร์มหกช่อง

ถ้าเริ่มจาก Why เราจะรู้ว่าต้องมองหาอะไร

ผมเขียน Why ไว้บนกระดาษสามข้อ

หนึ่ง องค์กรเดินต่อได้ โดยไม่สะดุด

สอง คนที่ออก เดินออกไปอย่างมีศักดิ์ศรี

สาม คนที่อยู่ ยังเชื่อว่าองค์กรยุติธรรม

ถัดมาคือ How หลักที่เราจะยึดระหว่างทาง ผมเขียนได้ห้าข้อ ยุติธรรมและพิสูจน์ได้ · พร้อมก่อนพูด · เด็ดขาดแต่อ่อนโยน · ลับเท่าที่จำเป็น · ไม่มีช่องว่าง

แล้วภาพก็ชัดขึ้น

ผู้บริหารหนึ่งคนไม่ได้ถือแค่ตำแหน่ง แต่ถือกุญแจขององค์กรไว้ 4 ดอก

ดอกที่หนึ่ง ทีม คนที่ผูกพันกับเขา

ดอกที่สอง ความรู้และความลับ ระบบ ข้อมูล ราคา สูตร ทรัพย์สิน

ดอกที่สาม ลูกค้าและคู่ค้า ลูกค้า ซัพพลายเออร์ ผู้ตรวจ audit

ดอกที่สี่ อำนาจลงนามอนุมัติ ลงนามธนาคาร วงเงินอนุมัติ หนังสือมอบอำนาจ ตำแหน่งกรรมการ

การเลิกจ้างผู้บริหาร จึงไม่ใช่การเก็บของคืน แต่คือการถอดกุญแจ 4 ดอก โดยไม่ให้ประตูไหนเปิดค้าง

ผมแตกกุญแจแต่ละดอกเป็นคำถามห้าข้อ รวม 20 ข้อ ทุกข้อมีวันที่ควรเสร็จ นับถอยหลังจากวันแจ้งซึ่งผมเรียกว่า T-0 และมีระดับความเสี่ยงสามระดับ

สูง ถ้าไม่จัดการ จะกระทบเงิน ลูกค้า หรือกฎหมายตั้งแต่วันแจ้ง ต้องปิดก่อน T-0 หรือทำได้ทันทีในนาทีที่แจ้ง

กลาง กระทบงานภายใน 30 วัน ต้องมีผู้รับช่วงและวันเสร็จก่อน T-0

ต่ำ ส่งต่อตามแผนส่งมอบงานปกติ

และมีกติกาเดียวที่ต้องจำ

ข้อเสี่ยงสูงที่ยังเปิด เท่ากับ ยังไม่ควรอนุมัติวันแจ้ง

.

เดินทีละประตู กับกุญแจที่พี่เกียรติถือ

ผมตั้งวันแจ้งที่ขอไว้ คือสามสัปดาห์ข้างหน้า เป็น T-0 วันที่นั่งไล่ทีละข้อจึงเป็น T-21

ประตูแรก ทีม คำถามคือ ทีมจะรู้เมื่อไร จากใคร และใครจะดูแลพวกเขาต่อ

พี่เกียรติมีลูกทีมโดยตรงเจ็ดคน คนที่ผูกพันกับเขาที่สุดคือน้องแพร ผู้ดูแลลูกค้ารายใหญ่ ที่เขารับเข้ามากับมือ และเพิ่งบอกเธอว่าไตรมาสหน้าจะเสนอชื่อขึ้นเป็นหัวหน้าทีม คำมั่นแบบนี้ไม่อยู่ในระบบไหนเลย ที่หนักกว่านั้น ยังไม่มีผู้รักษาการ ไม่มีคำสั่งแต่งตั้ง ถ้าแจ้งวันศุกร์ เช้าวันจันทร์ทีมเจ็ดคนจะไม่มีหัวหน้า

ประตูที่สอง ความรู้และความลับ คำถามคือ ระบบไหน ไฟล์ไหน ที่เขายังเข้าถึงได้ และใครต้องตัดสิทธิ์ ในนาทีไหน

เขาเข้าถึงราคาขายทุกรุ่น ต้นทุนที่ใช้เสนอราคา ข้อมูลลูกค้าในระบบ และโฟลเดอร์ใบเสนอราคาย้อนหลังสิบปี สัญญารักษาความลับมีอยู่ในแฟ้มตั้งแต่วันเริ่มงาน ข้อนี้ปิดได้ทันที แต่คำขอตัดสิทธิ์ยังไม่เคยถึงมือ IT และใบเสนอราคาบางส่วนอยู่ในไดรฟ์ส่วนตัวของเขา

ประตูที่สาม ลูกค้าและคู่ค้า คำถามคือ พรุ่งนี้ลูกค้ารายใหญ่ต้องโทรหาใคร

ลูกค้ารายใหญ่สองรายคุยกับเขาคนเดียว ใบเสนอราคารุ่นรถปีหน้ากำลังต่อรอง ยังไม่มีผู้ติดต่อใหม่ ยังไม่มีร่างหนังสือแจ้งลูกค้า และมีโอกาสจริงที่ลูกค้าบางรายจะตามเขาไป ในสัญญาจ้างมีข้อห้ามชักชวนลูกค้า แต่ใช้ได้จริงแค่ไหน เป็นเรื่องที่ต้องให้ทนายตรวจขอบเขตทุกครั้ง ผมไม่ตัดสินเอง

ประตูที่สี่ อำนาจลงนาม คำถามคือ อำนาจไหนที่เขาถืออยู่ ต้องส่งต่อให้ใคร และต้องจดทะเบียนเปลี่ยนอะไรบ้าง

วงเงินอนุมัติราคาพิเศษในระบบผูกกับเขาคนเดียว ไม่มีผู้อนุมัติแทน เหมือนเรื่องของพี่ชาญไม่มีผิด

และข้อที่ทำให้ผมขนลุก คือตอนโทรถามธุรการกลาง ว่าเคยออกหนังสือมอบอำนาจอะไรให้พี่เกียรติบ้าง

“มีค่ะ สี่ปีก่อน มอบอำนาจลงนามสัญญาซื้อขายกับลูกค้ารายใหญ่ ไม่ได้กำหนดวันหมดอายุไว้ค่ะ”

ไม่มีใครจำได้ รวมทั้งตัวพี่เกียรติเอง

นี่คือกุญแจที่น่ากลัวที่สุด ดอกที่ไม่มีใครรู้ว่าเขาถืออยู่

ส่วนตำแหน่งกรรมการบริษัท เคสนี้เขาไม่ได้เป็น ถ้าเป็น เมื่อเปลี่ยนตัวกรรมการแล้วต้องจดทะเบียนภายใน 14 วันนับแต่วันเปลี่ยนแปลง ตาม ป.พ.พ. มาตรา 1157 ผมยังเก็บข้อนี้ไว้ในรายการทุกครั้ง เพราะมันลืมง่ายที่สุด

พอไล่ครบ 20 ข้อ ตารางสรุปให้เอง

ข้อเสี่ยงสูง 9 ข้อ ปิดแล้ว 1 ข้อ ยังเปิด 8 ข้อ

ช่องสรุปขึ้นตัวหนาว่า “ยังไม่ควรอนุมัติวันแจ้ง”

.

วันที่ผมเดินกลับเข้าห้องกรรมการผู้จัดการ

เช้าวันจันทร์ ผมวางกระดาษหน้าเดียวบนโต๊ะคุณอนันต์

ไม่มีความรู้สึกส่วนตัวในนั้น มีแต่แปดบรรทัดสีแดง

“ถ้าแจ้งศุกร์นี้ ประตูแปดบานจะเปิดค้างครับ ลูกค้ารายใหญ่ไม่รู้จะโทรหาใคร ทีมไม่มีหัวหน้า ราคาพิเศษไม่มีคนอนุมัติ และเขายังมีอำนาจลงนามสัญญากับลูกค้าแทนบริษัทอยู่”

คุณอนันต์อ่านนานกว่าที่ผมคิด

“บรรทัดสุดท้ายนี่ จริงเหรอ”

“จริงครับ ธุรการกลางยืนยันแล้ว”

เขาเงียบไปพักหนึ่ง แล้วถามคำถามที่ผมรอ

“สามสัปดาห์ ปิดได้ครบไหม”

“ได้ครับ ถ้าทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้ว่าต้องทำอะไร และเรื่องนี้ลับเท่าที่จำเป็น”

เราตกลงกันง่ายๆ ตั้งเป้าวันแจ้งไว้ก่อน แต่ยังไม่อนุมัติ ทบทวนอีกครั้งที่ T-7 และ T-3 ถ้าข้อเสี่ยงสูงยังเปิดอยู่แม้ข้อเดียว ก็เลื่อนต่อ

สามสัปดาห์นั้น คนที่รู้เรื่องมีแค่หกคน IT ได้คำขอตัดสิทธิ์ล่วงหน้า ระบุเวลาเป็นนาที พี่ต่อ รองผู้จัดการฝ่ายขาย ได้คำสั่งแต่งตั้งรักษาการที่เซ็นไว้รอ ทนายตรวจขอบเขตข้อห้ามชักชวนลูกค้า หนังสือเพิกถอนการมอบอำนาจกับหนังสือแจ้งลูกค้าร่างเสร็จ ระบบตั้งผู้อนุมัติแทนไว้ รอเปิดใช้ในวันแจ้ง

ที่ T-3 ข้อเสี่ยงสูงทั้ง 9 ข้อปิดครบ

คุณอนันต์เซ็นอนุมัติวันแจ้ง

.

วันแจ้ง ที่ไม่มีประตูไหนเปิดค้าง

เก้าโมงเช้า คุณอนันต์เป็นคนบอกพี่เกียรติเอง ในห้องประชุมเล็ก มีผมนั่งอยู่ด้วย

เหตุผลอยู่ในหนังสือเลิกจ้างครบ และไม่มีอะไรที่เขาไม่เคยได้ยินมาก่อน เพราะเราคุยกันทุกไตรมาส ค่าชดเชยจ่ายครบตามกฎหมาย แต่ผมรู้ดีว่าจ่ายครบไม่ได้แปลว่าเลิกจ้างเป็นธรรม ความเป็นธรรมถูกพิจารณาแยกต่างหากตามมาตรา 49 ของ พ.ร.บ.จัดตั้งศาลแรงงานฯ และถ้าเมื่อไรจะอ้างเหตุตามมาตรา 119 ก็ต้องเขียนเหตุนั้นไว้ในหนังสือเลิกจ้างด้วย สิ่งที่ทำให้เรายืนได้ในวันนั้น คือบันทึกสามไตรมาส ไม่ใช่ตัวเลขค่าชดเชย

ระหว่างที่เขาอ่านหนังสือ IT ตัดสิทธิ์ทุกระบบตามเวลาที่นัดไว้ วงเงินอนุมัติย้ายไปที่พี่ต่อ หนังสือเพิกถอนการมอบอำนาจส่งถึงลูกค้า

สิบโมงครึ่ง คุณอนันต์ไปบอกทีมขายเจ็ดคนด้วยตัวเอง พร้อมแนะนำพี่ต่อในฐานะผู้รักษาการ ทีมได้ยินจากคนที่ตัดสินใจ ไม่ใช่จากข่าวลือในโรงอาหาร

สิบเอ็ดโมง ลูกค้าและคู่ค้าได้รับหนังสือแจ้งชื่อผู้ติดต่อใหม่ ในหนังสือเขียนไว้ชัดว่า ตั้งแต่วันนี้ พี่เกียรติไม่มีอำนาจกระทำการแทนบริษัท

ประกาศถึงพนักงานทั้งโรงงานมีแค่ว่าใครดูแลงานขายต่อ ไม่มีเหตุผลการเลิกจ้างสักคำ เพราะนั่นเป็นข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA และถ้าเขียนลงไป ก็เสี่ยงเป็นหมิ่นประมาทโดยการโฆษณา ตามประมวลกฎหมายอาญา มาตรา 326 และ 328

ไฟล์ในไดรฟ์ส่วนตัว พี่เกียรติตกลงส่งคืนและลบภายในเจ็ดวัน เซ็นยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร

บ่ายสอง ผมเดินไปส่งเขาที่รถ ไม่มี รปภ. เดินประกบ ไม่มีลังของวางกลางทางเดินให้ใครมุง

ก่อนขึ้นรถ เขาหันมาพูดประโยคเดียว

“ข่าวนี้ผมไม่ชอบหรอก แต่ผมชอบวิธีที่คุณบอก”

เช้าวันจันทร์ถัดมา ลูกค้ารายใหญ่โทรเข้ามา

ประโยคแรกคือ “ขอสายพี่ต่อครับ”

ส่วนน้องแพร ยังอยู่กับเรา คำมั่นที่พี่เกียรติให้ไว้ ถูกส่งต่อเข้ารอบประเมินไตรมาสหน้าตามปกติ เพราะเราจดไว้ตั้งแต่ T-7

.

บทเรียนที่อยากแชร์

หนึ่ง — ผู้บริหารไม่ได้ถือแค่ตำแหน่ง เขาถือทีม ความรู้ ลูกค้า และอำนาจลงนามไว้พร้อมกัน แบบฟอร์มคืนของเก็บได้แค่สิ่งที่จับต้องได้ กุญแจ 4 ดอกต้องถอดด้วยรายการอีกแบบ

สอง — เริ่มจาก Why แล้ว What จะชัดเอง พอรู้ว่าเราถอดกุญแจเพื่อให้องค์กรเดินต่อได้ คนที่ออกมีศักดิ์ศรี และคนที่อยู่ยังเชื่อในความยุติธรรม เราจะรู้เองว่าต้องถามอะไรบ้าง

สาม — ข้อเสี่ยงสูงที่ยังเปิด เป็นเหตุผลพอให้เลื่อนวัน “พร้อมก่อนพูด” ไม่ใช่ความช้า HR ที่กล้าวางข้อเท็จจริงบนโต๊ะ ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ดีกว่า HR ที่พยักหน้าตามวันที่

สี่ — กุญแจที่น่ากลัวที่สุด คือดอกที่ไม่มีใครรู้ว่าเขาถือ หนังสือมอบอำนาจเก่า วงเงินในระบบ ตำแหน่งกรรมการ ให้ไล่ถามคนที่ออกเอกสารเหล่านั้น อย่าพึ่งแค่ความจำของคนในห้อง

ห้า — บอกให้คนรู้ว่าใครดูแลต่อ ไม่ใช่ทำไมเขาออก ทีมควรได้ยินจากคนตัดสินใจ ลูกค้าควรรู้ว่าพรุ่งนี้ต้องโทรหาใคร ส่วนเหตุผลการเลิกจ้างเป็นเรื่องของเขาคนเดียว

.

ดาวน์โหลดไฟล์ประกอบบทความ

แจกฟรี Excel ประเมินกุญแจ 4 ดอก 20 ข้อ มีสูตรสรุปความพร้อมให้เอง 2 ไฟล์

ไฟล์ตัวอย่าง เคสพี่เกียรติในบทความ ประเมิน ณ T-21 → [ลิงก์ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง]

ไฟล์เปล่า พร้อมกรอกเคสของคุณ → [ลิงก์ดาวน์โหลดไฟล์เปล่า]

ชื่อคน องค์กร และข้อมูลในไฟล์เป็นเรื่องสมมติทั้งหมด

#hrรีพอร์ต #เลิกจ้างผู้บริหาร #HR #HRD #StartWithWhy #การพัฒนาองค์กร