HR รีพอร์ต

นิรันดร์ เดินเข้ามาทำงานเหมือนทุกวัน แต่วันนี้ต่างออกไป เขาเพิ่งได้รับแจ้งเมื่อศุกร์ที่แล้วว่าได้เลื่อนขั้นเป็นหัวหน้าฝ่าย Marketing แล้ว เดิมทีเขาทำงานเป็นเพื่อนร่วมทีมกับพี่นก พี่มิ้ม แป๊ม และดิว แต่ตั้งแต่วันนี้ เขาจะต้องเป็น “หัวหน้า” ของคนเหล่านี้

“อย่างนี้เหรอที่เรียกว่าดีใจได้แต่ไม่ถูก” นิรันดร์คิดในใจ ขณะนั่งอยู่ในออฟฟิศเล็กๆ ที่เพิ่งย้ายมา มือถือโทรไปหามาหาวิทยาลัยเก่า เพื่อขอคำแนะนำจากอาจารย์ที่เคยสอน

“อาจารย์ครับ ผมเพิ่งได้เป็นหัวหน้าครั้งแรก รู้สึกกังวลมาก คือไม่รู้จะเริ่มยังไง” นิรันดร์เอ่ยเสียงอ่อนๆ

อาจารย์หัวเราะเบาๆ “เออ นั่นปกติ ลองอ่านหนังสือ ‘The First-Time Manager’ ของ Jim McCormick ดู มันจะช่วยได้มาก”

เปลี่ยนวิธีคิด เปลี่ยนวิธีทำ

หลังจากอ่านหนังสือไปสองสามวัน นิรันดร์เริ่มเข้าใจว่าทำไมเขาถึงรู้สึกสับสน ก่อนหน้านี้เขาเป็น “นักแสดง” ที่ทำงานเก่งด้วยตัวเอง แต่ตอนนี้เขาต้องเป็น “ผู้กำกับ” ที่ช่วยให้คนอื่นแสดงได้ดีที่สุด

ตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุดคือเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว พี่นก อายุ 35 ปี ที่เก่งเรื่องการเขียน content มาก แต่เขียนช้า มักส่งงานล่าช้า นิรันดร์เคยคิดว่า “ผมไปช่วยเขียนให้หน่อยดีกว่า จะได้เสร็จเร็ว” แต่หลังจากอ่านหนังสือ เขาเข้าใจแล้วว่าการทำแบบนั้นจะทำให้พี่นกไม่ได้พัฒนา และตัวเขาเองก็จะเหนื่อยมาก

“พี่นกครับ ช่วงนี้งานเยอะขึ้น ผมเห็นว่าพี่เขียน content ดีมาก แต่เรื่องการจัดเวลาอาจจะต้องปรับปรุงนิดหน่อย ลองคุยกันดูมั้ยครับว่าจะจัดแบบไหนให้ทำได้ทันเดดไลน์” นิรันดร์พูดอย่างนุ่มนวล

พี่นกยิ้ม “จริงครับ ผมก็รู้ตัว ลองใช้วิธี Time blocking ดูมั้ย แยกช่วงเวลาเขียนกับช่วงเวลาโซเชียล”

ฟังมากกว่าพูด

สิ่งที่นิรันดร์เรียนรู้ต่อมาคือ การเป็นหัวหน้าไม่ใช่การสั่ง แต่เป็นการฟัง เขาจำได้เมื่อแป๊ม พนักงานวัย 25 ปี ที่เพิ่งเริ่มงานได้ 8 เดือน มาปรึกษาเรื่องงานใหม่ที่ได้รับมอบหมาย

“นิรันดร์ครับ งาน campaign นี้ผมไม่แน่ใจว่าจะทำยังไงให้ดี” แป๊มถาม

เดิมทีนิรันดร์จะรีบบอกคำตอบทันที แต่หลังจากอ่านหนังสือ เขาลองเปลี่ยนวิธี

“แป๊มคิดว่าปัญหาตรงไหนบ้างครับ?” นิรันดร์ถาม

“คือ target audience กว้างเกินไป ผมไม่รู้จะ focus กลุมไหนก่อน”

“ถ้าให้เลือก 3 กลุ่มแรก แป๊มจะเลือกกลุ่มไหนบ้าง?”

“อ๋อ ผมว่า college students, young working professionals, กับ new parents น่าจะใช่”

“ทำไมเลือก 3 กลุ่มนี้หละ?”

หลังจากคุยกันไป 15 นาทีแป๊มเองก็หาคำตอบเจอ และมีความมั่นใจในแผนของตัวเองมากขึ้น แทนที่นิรันดร์จะบอกคำตอบ เขากลับให้แป๊มค้นพบคำตอบเอง

การมอบหมายงาน คือ การปล่อยมือ

เรื่องที่ยากที่สุดสำหรับนิรันดร์คือการมอบหมายงาน ในใจเขายังคิดอยู่ว่า “ทำเองจะเร็วกว่า” จนกระทั่งวันหนึ่งเขาทำงานจนดึกมาก 3 วันติด

พี่มิ้ม ที่มีประสบการณ์ 8 ปี เข้ามาเจอเขาในออฟฟิศตอนเกือบ 4 ทุ่ม

“นิรันดร์ ทำไมยังไม่กลับ?” พี่มิ้มถาม

“งานเยอะ ครับ ต้องเตรียม presentation ให้ลูกค้า แล้วก็ต้อง review social media plan อีก”

“เอา presentation ให้ผมทำเอง ผมเคยทำให้ลูกค้าเจ้านี้แล้ว ส่วน social media plan ให้ดิวทำ เขาเก่งเรื่องนี้”

นิรันดร์ลังเล “แต่…”

“ถ้าเรายิงกิจกรรมทุกอย่างเอง ทีมจะไม่เติบโต แล้วเราก็จะเหนื่อยตาย ใจเย็นๆ ค่อยๆ ปล่อยมือ”

คำแนะนำของพี่มิ้มทำให้นิรันดร์เริ่มเข้าใจหนังสือมากขึ้น เขาเริ่มแบ่งงานดังนี้:

• งานที่ต้องทำเอง: ตัดสินใจเรื่องใหญ่ ประชุมกับผู้บริหาร วางแผนกลยุทธ์
• งานที่มอบหมายได้: งานที่ทีมมีความเชี่ยวชาญมากกว่า หรืองานที่เป็นการเรียนรู้ที่ดี

การให้ Feedback คือ ใส่ใจแต่ไม่ใจร้าย

เดือนที่สองของการเป็นหัวหน้า นิรันดร์เจอปัญหาใหม่ ดิว พนักงานวัย 23 ปี ทำ social media post ที่มีข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ บ่อย บางทีเป็นตัวสะกดผิด บางทีเป็นขนาดรูปที่ไม่เหมาะ

ก่อนจะอ่านหนังสือ นิรันดร์จะเก็บในใจ หรือไปซ่อมแซมให้เอง แต่ตอนนี้เขารู้แล้วว่าต้องคุยให้ตรงประเด็น

“ดิว มาคุยกันหน่อย ไม่เป็นไร ไม่ใช่เรื่องใหญ่” นิรันดร์เรียกดิวมาคุยในมุมเงียบๆ

“งี๊ พี่เนี๋ย ผมทำอะไรผิดเหรอครับ?” ดิวดูกังวล

“ไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่ช่วงนี้ผมเห็นว่า post ที่ดิวทำมีข้อผิดพลาดเล็กๆ บ่อยขึ้น เช่น วันจันทร์ที่แล้วเป็นตัวสะกดผิด วันพุธเป็นขนาดรูป ดิวคิดว่าปัญหาคืออะไรบ้าง?”

“อ๋อ จริงๆ แล้วผมรู้สึกเร่งรีบ เพราะงานเยอะขึ้น ก็เลยไม่ได้เช็คให้ดี”

“ผมเข้าใจ แล้วเราจะแก้ไขกันยังไง?”

สิ่งที่ทำให้การ feedback ครั้งนี้สำเร็จคือ:

1. เลือกเวลาและสถานที่ที่เหมาะ – ไม่ใช่ตอนกลางออฟฟิศที่คนเยอะ
2. เริ่มด้วยการลดความกังวล – บอกว่าไม่ใช่เรื่องใหญ่
3. ยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม – ไม่พูดแบบคลุมเครือว่า “งานไม่ดี”
4. ให้เขาหาสาเหตุเอง – แทนที่จะประณามว่า “เนื่องจากประมาท”
5. หาแนวทางแก้ไขร่วมกัน – ไม่ใช่การสั่งแบบทางเดียว

ผลลัพธ์คือ ดิวเสนอแนวทางแก้ไขเอง: สร้าง checklist สำหรับ post แต่ละครั้ง และขอเวลาเช็คก่อนโพสต์เพิ่ม 5 นาทีต่อ post

แก้ปัญหาและตัดสินใจ เมื่อต้องเจอสถานการณ์ยาก

เดือนที่สามของการเป็นหัวหน้า นิรันดร์เจอปัญหาใหญ่ครั้งแรก ลูกค้ารายใหญ่ขอเปลี่ยนแผน campaign กะทันหัน เหลือเวลาเพียง 2 สัปดาห์ ในขณะที่แผนเดิมใช้เวลาวางแผน 1 เดือน

หนังสือสอนให้ทำตามขั้นตอนดังนี้:

1. เก็บข้อมูลให้ครบ นิรันดร์นัดประชุมทีมทันที “เราต้องการข้อมูลต่อไปนี้:

• แผนใหม่ต่างจากแผนเดิมยังไง?
• งานไหนบ้างที่ทำต่อได้ งานไหนที่ต้องทำใหม่?
• ใครมีงานอื่นที่เลื่อนได้? ใครมีงานที่เลื่อนไม่ได้?”

2. ประเมินตัวเลือกที่มี หลังจากเก็บข้อมูลได้ ทีมเจอตัวเลือก 3 แบบ:

• แบบที่ 1: ทำให้ลูกค้าโดยขอเวลาเพิ่ม 1 สัปดาห์
• แบบที่ 2: ทำให้ทันแต่ลดขอบเขตงานลง 30%
• แบบที่ 3: ทำให้ทันแบบเต็มขอบเขต แต่ต้องจ้าง freelancer เพิ่ม

3. ตัดสินใจและรับผิดชอบ “ผมเลือกแบบที่ 1 ครับ เพราะคุณภาพสำคัญกว่าความเร็ว และลูกค้าเจ้านี้ให้ความสำคัญกับผลงานที่สมบูรณ์มากกว่า ถ้าผลลัพธ์ไม่ดี ผมรับผิดชอบเต็มที่”

สุดท้าย ลูกค้าตอบรับ และ campaign ที่ออกมาประสบความสำเร็จมาก

การสร้างความน่าเชื่อถือ

หลังจาก 6 เดือนของการเป็นหัวหน้า นิรันดร์เรียนรู้วิธีสร้างความเชื่อถือกับทีม:

1. ทำตามที่พูด เขาเคยสัญญากับทีมว่าจะขอ budget เพิ่มสำหรับอุปกรณ์ทำงาน แม้จะได้รับการปฏิเสธจากผู้บริหารครั้งแรก เขาก็พยายามต่อจนสำเร็จ

2. ยอมรับเมื่อผิดพลาด ครั้งหนึ่งเขาประเมินเวลาทำงานผิด ทำให้ทีมต้องทำงานล่วงเวลา เขายอมรับผิดต่อหน้าทุกคน และเลี้ยงอาหารเย็นให้ทีมเป็นการขอโทษ

3. ปกป้องทีม เมื่อผู้บริหารมาติเตียนเรื่องงานที่ล่าช้า แม้จะเป็นความผิดของคนในทีม นิรันดร์ก็รับผิดชอบเป็นคนแรก แล้วค่อยไปคุยกับคนในทีมแบบส่วนตัว

การรักษาสมดุลระหว่างการเป็นเพื่อนและการเป็นหัวหน้า

ปัญหาที่ยากที่สุดของนิรันดร์คือการรักษาความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานเดิม หนังสือชี้ให้เห็นว่าต้องหา “สมดุล” – เป็นมิตรแต่ไม่เป็นเพื่อนสนิท มีระยะห่างที่เหมาะสม แต่ไม่เย็นชา

ตัวอย่างการใช้ในชีวิตจริง:

• ยังไปกินข้าวกลางวันด้วยกัน แต่ไม่ไปเที่ยวค่ำกันแบบเดิม
• ยังถามไถ่เรื่องส่วนตัว แต่ไม่ลงลึกเหมือนเดิม
• ในที่ทำงานใช้สำนวนสุภาพขึ้น เช่น “ช่วยส่งรายงานให้หน่อยครับ” แทน “เฮ้ย ส่งรายงานมา”

บทเรียนจากความผิดพลาด

ปีแรกของการเป็นหัวหน้า นิรันดร์ทำผิดพลาดหลายครั้ง แต่ก็เรียนรู้จากทุกครั้ง:

ผิดพลาด 1: พยายามเปลี่ยนแปลงทุกอย่างพร้อมกัน เดือนแรก เขาพยายามเปลี่ยนระบบการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทำให้ทีมเครียดและต่อต้าน เขาเรียนรู้ว่าการเปลี่ยนแปลงต้องค่อยเป็นค่อยไป

ผิดพลาด 2: เลี่ยงการตัดสินใจที่ยาก เมื่อมีปัญหาขัดแย้งระหว่างสมาชิกในทีม เขาพยายามเฉลี่ยปัญหาแทนการแก้ไขจริงจัง ผลคือปัญหาบานปลาย เขาเรียนรู้ว่าหัวหน้าต้องกล้าตัดสินใจ

ผิดพลาด 3: ไม่ขอความช่วยเหลือ เขาคิดว่าต้องรู้ทุกอย่าง จนเกิดปัญหาใหญ่ในโปรเจ็กต์หนึ่ง เขาเรียนรู้ว่าการขอคำแนะนำและความช่วยเหลือเป็นเรื่องปกติ

สิ่งที่เปลี่ยนไปหลังจาก 1 ปี

หลังจากอ่านหนังสือและใช้หลักการต่างๆ เป็นเวลา 1 ปี นิรันดร์พบว่า:

ด้านตัวเขาเอง:

• มั่นใจในการตัดสินใจมากขึ้น
• สื่อสารได้ชัดเจนขึ้น
• รู้จักจัดลำดับความสำคัญของงาน
• เรียนรู้ที่จะพึ่งพาคนอื่นได้

ด้านทีม:

• ทุกคนในทีมมีความมั่นใจมากขึ้น
• สื่อสารกันเปิดเผยมากขึ้น
• ทำงานเป็นทีมมากกว่าทำงานเป็นรายบุคคล
• ผลิตภาพโดยรวมเพิ่มขึ้น 40%

ด้านบริษัท:

• ลูกค้าพอใจกับผลงานมากขึ้น
• ได้รับโปรเจ็กต์ใหม่ๆ เพิ่มขึ้น
• บรรยากาศการทำงานดีขึ้น

ข้อแนะนำสุดท้ายสำหรับผู้จัดการมือใหม่

จากประสบการณ์ของนิรันดร์และคำสอนจากหนังสือ “The First-Time Manager” มีข้อแนะนำสำคัญดังนี้:

1. อดทนกับตัวเองและให้เวลาตัวเอง การเป็นหัวหน้าไม่ใช่ทักษะที่เรียนรู้ได้ในวันเดียว ต้องใช้เวลาปรับตัว อย่ากดดันตัวเองว่าต้องสมบูรณ์แบบตั้งแต่วันแรก

2. เรียนรู้จากคนอื่น หาพี่เลี้ยง หรือหัวหน้าคนอื่นที่เคารพมาขอคำแนะนำ อ่านหนังสือ เข้าคอร์ส เรียนรู้ตลอดเวลา

3. สร้างระบบการทำงาน ไม่ต้องคิดใหม่ทุกครั้ง สร้างกระบวนการที่สามารถใช้ซ้ำได้ เช่น วิธีการให้ feedback วิธีการมอบหมายงาน วิธีการประเมินผล

4. เอาใจใส่คน แต่เน้นผลลัพธ์ การเป็นหัวหน้าที่ดีไม่ได้หมายถึงการเป็นคนดี แต่หมายถึงการช่วยให้ทีมประสบความสำเร็จ บางครั้งอาจต้องตัดสินใจที่ยาก

5. รักษาความสมดุลในชีวิต หัวหน้าที่เหนื่อยจะทำงานไม่ดี จัดเวลาให้ตัวเอง พักผ่อน ออกกำลังกาย เพื่อจะได้มีพลังให้คนอื่น

สรุป

เรื่องราวของนิรันดร์เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของการเรียนรู้ที่จะเป็นผู้นำ หนังสือ “The First-Time Manager” ไม่ได้เป็นเพียงทฤษฎี แต่เป็นคำแนะนำที่ใช้ได้จริงในโลกการทำงาน

การเป็นหัวหน้าไม่ใช่ตำแหน่งที่สำคัญเพราะมีอำนาจ แต่สำคัญเพราะมีหน้าที่ช่วยให้คนอื่นเติบโตและประสบความสำเร็จ เมื่อทีมของเราเก่ง เราก็จะเก่ง เมื่อทีมของเราสุข เราก็จะสุข

สำหรับใครที่กำลังจะก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้าครั้งแรก จำไว้ว่าทุกคนผ่านช่วงนี้มาแล้ว ไม่มีใครเกิดมาเป็นหัวหน้าที่เก่ง แต่ทุกคนสามารถเรียนรู้ที่จะเป็นผู้นำที่ดีได้

เริ่มต้นด้วยการเปิดใจเรียนรู้ เข้าใจบทบาทใหม่ และที่สำคัญที่สุด – จำไว้เสมอว่าความสำเร็จที่แท้จริงวัดจากความสำเร็จของทีม ไม่ใช่ของตัวเราคนเดียว

“การเป็นหัวหน้าไม่ใช่การไต่สูง แต่เป็นการเริ่มต้นที่จะยกคนอื่นให้สูงขึ้น” – นี่คือบทเรียนสำคัญที่สุดจากหนังสือ The First-Time Manager

#hrรีพอร์ต