HR รีพอร์ต

สรุปจากหนังสือ “SMART Objective Setting for Managers: A Roadmap” โดย Irial O’Farrell

ฝันร้ายของผู้จัดการทุกคน

ลองนึกภาพดูครับ วันนี้เป็นวันที่คุณต้องนั่งคุยกับลูกทีมเรื่องเป้าหมายงานประจำปี คุณรู้สึกเหมือนมีก้อนหินอยู่ในท้อง มือเริ่มเหงื่อออก เพราะไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นยังไง จะพูดอะไร หรือจะตั้งเป้าหมายให้เขายังไงดี

ถ้าคุณเป็นแบบนี้ แสดงว่าคุณไม่ได้โดดเดี่ยว Irial O’Farrell ผู้เขียนหนังสือ “SMART Objective Setting for Managers: A Roadmap” บอกว่า การตั้งเป้าหมายเป็น “พิธีกรรมประจำปี” ที่น้อยคนชอบ แต่ทุกคนต้องทำ และนี่คือปัญหาที่ผู้จัดการทั่วโลกต้องเผชิญ

เธอเล่าให้ฟังว่า ในช่วง 20 กว่าปีของการเป็นโค้ชและครูฝึกผู้นำ เธอได้พบกับผู้จัดการหลายร้อยคนจากหลากหลายอุตสาหกรรม และพบว่า ปัญหาเดิมๆ เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า ไม่ว่าจะเป็นบริษัทไหน ประเทศไหน หรืออุตสาหกรรมอะไรก็ตาม

ทำไมผู้จัดการถึงกลัวการตั้งเป้าหมาย?

เหตุผลที่ 1: ถูกโยนไปสู่ตำแหน่งใหม่โดยไม่มีคู่มือ

จินตนาการว่าคุณเก่งงาน เลยได้เลื่อนตำแหน่งเป็นหัวหน้าทีม แต่วันแรกที่เข้าตำแหน่งใหม่ ไม่มีใครมาสอนคุณว่า “การเป็นหัวหน้าต้องทำอะไรบ้าง” คุณต้องเรียนรู้ด้วยตัวเองว่าต้องตั้งเป้าหมายให้ทีมยังไง

เหมือนกับที่เอาคนที่เก่งขับรถมาให้เป็นครูสอนขับรถทันที โดยไม่ได้สอนว่า “การสอน” ต่างจาก “การขับ” อย่างไร

เหตุผลที่ 2: ทักษะ วัดยาก ตั้งเป้าหมายได้ยังไง?

ถ้าคุณต้องการให้ลูกทีมขายของได้เดือนละ 100 ชิ้น นั่นง่าย วัดผลได้ชัดเจน แต่ถ้าคุณต้องการให้เขา “สื่อสารได้ดีขึ้น” หรือ “มีความเป็นผู้นำมากขึ้น” คุณจะตั้งเป้าหมายและวัดผลยังไง?

นี่คือปัญหาใหญ่ที่หลายคนติดขัด เพราะทักษะแบบนี้สำคัญมากในการทำงาน แต่กลับยากที่จะจับต้องได้

เหตุผลที่ 3: รู้สึกว่าเป็นแค่การ “ทำให้ครบถ้วน”

หลายคนรู้สึกว่าการตั้งเป้าหมายเป็นแค่ “การบ้าน” ที่ HR บอกให้ทำ ทำเสร็จแล้วก็เอาไปเก็บในลิ้นชัก ไม่ได้ใช้จริงๆ หรือสร้างการเปลี่ยนแปลงอะไร

ความลับที่คนส่วนใหญ่ไม่รู้เกี่ยวกับ SMART

หลายคนคิดว่าตัวเองรู้เรื่อง SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) เป็นอย่างดีแล้ว แต่ Irial O’Farrell เผยความลับสำคัญที่คนส่วนใหญ่มองข้าม:

“ทฤษฎี SMART แบบดั้งเดิมถูกออกแบบมาให้คุณตั้งเป้าหมายสำหรับตัวคุณเอง แต่ในที่ทำงาน คุณต้องตั้งเป้าหมายร่วมกับคนอื่น ซึ่งหมายความว่าคุณต้องจัดการ 2 กระบวนการพร้อมกัน คือ SMART และการสื่อสาร”

ตัวอย่างเรื่อง “ล้างจาน”

ลองนึกภาพว่าคุณบอกลูกทีมให้ “ล้างจานให้เสร็จ” คุณคิดในใจว่าเป้าหมายนี้ชัดเจนแล้ว แต่เขาอาจจะเข้าใจว่า:

• ล้างแค่จานใบเดียวที่เขากินเสร็จ
• ล้างจานทุกใบในอ่าง
• ล้างจานและเช็ดให้แห้ง
• ล้างจาน ช้อน ส้อม และภาชนะทั้งหมด
• ล้างจานแล้วเก็บเข้าตู้ด้วย

เห็นไหมครับว่า คำว่า “ล้างจาน” ที่เราคิดว่าง่ายและชัดเจน กลับมีการตีความได้หลายแบบ

วิธีคิดใหม่เกี่ยวกับการตั้งเป้าหมาย

1. เข้าใจความเชื่อมโยงระหว่าง Job Description และ Objectives

หลายคนคิดว่า Job Description (คำบรรยายงาน) กับ Objectives (เป้าหมาย) เป็นคนละเรื่อง แต่จริงๆ แล้วมันเชื่อมโยงกัน

Job Description บอกว่า “คุณต้องทำอะไรบ้าง”
Objectives บอกว่า “คุณจะทำให้ดีขึ้นได้ยังไง”

เหมือนกับ Job Description เป็นแผนที่บอกเส้นทาง ส่วน Objectives เป็นเข็มทิศที่บอกทิศทางและจุดหมาย

2. แยกประเภทของเป้าหมาย

หนังสือแบ่งเป้าหมายออกเป็น 4 ประเภท:

เป้าหมายตามบทบาท (Role-specific objectives):
ตัวอย่าง: “พัฒนาระบบ CRM ใหม่ให้เสร็จภายใน 6 เดือน โดยทำให้เวลาประมวลผลข้อมูลลูกค้าเร็วขึ้น 50%”

เป้าหมายที่เชื่อมกับกลยุทธ์องค์กร (Business-aligned objectives):
ตัวอย่าง: “เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าจาก 75% เป็น 85% เพื่อสนับสนุนเป้าหมายการเป็น ‘บริษัทที่ลูกค้าชื่นชอบที่สุด’ ของบริษัท”

เป้าหมายทางเทคนิค (Technical objectives):
ตัวอย่าง: “เรียนรู้และนำเครื่องมือ data analytics ใหม่มาใช้ เพื่อสร้างรายงานที่แม่นยำขึ้น 30%”

เป้าหมายพฤติกรรม (Behavioural objectives):
ตัวอย่าง: “พัฒนาทักษะการนำเสนอโดยเข้าคอร์ส presentation skills และนำเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงอย่างน้อย 3 ครั้งในปีนี้”

3. การสื่อสาร: กุญแจสำคัญที่คนมักลืม

ตัวอย่างการสื่อสารที่ไม่ดี:
หัวหน้า: “คุณต้องปรับปรุงการทำงานเป็นทีม”
ลูกทีม: “อ่อ… ครับ” (แต่ในใจคิดว่า “ผมต้องทำอะไร?”)

ตัวอย่างการสื่อสารที่ดี:
หัวหน้า: “ผมสังเกตเห็นว่าในโปรเจกต์ที่แล้ว มีบางช่วงที่การประสานงานไม่ราบรื่น คุณคิดว่าเกิดจากอะไรบ้าง?”

ลูกทีม: “จริงครับ ผมคิดว่าผมควรอัพเดตความคืบหนาให้ทีมฟังบ่อยขึ้น”

หัวหน้า: “ดีครับ งั้นเราลองตั้งเป้าหมายว่าในโปรเจกต์หน้า คุณจะส่ง progress update ทุกวันศุกร์ และเรียกประชุมทีมทุก 2 สัปดาห์ เป็นยังไงครับ?”

4. ตัวอย่างการสร้างเป้าหมายสำหรับ “Soft Skill”

สถานการณ์: คุณต้องการให้ลูกทีมปรับปรุงทักษะการสื่อสาร

วิธีเก่า (คลุมเครือ):
“ปรับปรุงการสื่อสารให้ดีขึ้น”

วิธีใหม่ (ชัดเจนและวัดผลได้):
“ภายใน 3 เดือนข้างหน้า:

1. เข้าร่วม workshop การสื่อสาร 1 ครั้ง
2. ฝึกนำเสนองานต่อทีมทุก 2 สัปดาห์
3. ขอ feedback จากเพื่อนร่วมงาน 3 คนเกี่ยวกับการสื่อสาร
4. ปรับปรุงตามข้อเสนอแนะและวัดผลอีกครั้งหลังจาก 3 เดือน”

การใช้ “สัญญาณไฟจราจร”

นี่เป็นเทคนิคที่ผู้อ่านหลายคนชื่นชอบ ใช้แนวคิดสัญญาณไฟจราจรมาช่วยในการติดตามเป้าหมาย:

สีเขียว: งานเป็นไปตามแผน ไม่มีปัญหา
สีเหลือง: มีความเสี่ยง ต้องช่วยเหลือหรือปรับแผน
สีแดง: มีปัญหาใหญ่ ต้องหยุดแก้ไขทันที

ตัวอย่างการใช้:

• หัวหน้าและลูกทีมตกลงกันว่าจะใช้ระบบนี้ในการรายงาน
• ทุกสัปดาห์ ลูกทีมรายงานสถานะเป้าหมายด้วยสี
• ถ้าเป็นสีเหลืองหรือแดง หัวหน้าจะเข้าไปช่วยทันที

การเชื่อมโยงกับจิตวิทยาการจูงใจ

หนังสือไม่ได้สอนแค่เทคนิค แต่ยังอธิบายว่า ทำไมคนถึงอยากทำตามเป้าหมาย โดยยึดหลักจิตวิทยาการจูงใจ:

ความต้องการ 3 อย่างของมนุษย์:

1. Autonomy (ความเป็นอิสระ): คนอยากรู้สึกว่าตัวเองมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ
2. Competence (ความสามารถ): คนอยากรู้สึกว่าตัวเองเก่งขึ้น
3. Connection (ความเชื่อมโยง): คนอยากรู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของทีม

ตัวอย่างการใช้หลักจิตวิทยา:

แทนที่จะพูดว่า: “คุณต้องเพิ่มยอดขายให้ได้ 20%”

ลองพูดว่า: “ทีมเราตั้งเป้าที่จะเป็นทีมขายอันดับ 1 ของบริษัท คุณคิดว่าเราจะทำได้ยังไงบ้าง? ผมคิดว่าถ้าคุณสามารถเพิ่มยอดขายได้ 20% จะช่วยให้เป้าหมายนี้สำเร็จ และคุณจะได้รู้สึกภูมิใจที่เป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จนี้”

การเตรียมตัวก่อนประชุมเรื่องเป้าหมาย

สำหรับหัวหน้า:

1. ศึกษาผลงานของลูกทีมในปีที่แล้ว – เขาทำดีในเรื่องอะไร? ต้องปรับปรุงอะไร?
2. คิดว่าเขาอยากพัฒนาตัวเองในเรื่องอะไร – ไม่ใช่แค่สิ่งที่บริษัทต้องการ แต่สิ่งที่เขาต้องการด้วย
3. เตรียมตัวอย่างเป้าหมายที่เป็นไปได้ – แต่พร้อมที่จะปรับเปลี่ยนตามการพูดคุย
4. คิดว่าจะช่วยเหลือเขายังไง – มีทรัพยากร เครื่องมือ หรือการฝึกอบรมอะไรที่จะช่วยได้บ้าง

สำหรับลูกทีม:

1. ทบทวนผลงานตัวเอง – อะไรที่ทำได้ดี อะไรที่ต้องปรับปรุง
2. คิดว่าตัวเองอยากเรียนรู้อะไรใหม่ – ทั้งเพื่องานและเพื่อการพัฒนาตัวเอง
3. เตรียมคำถาม – ถามหัวหน้าว่าจะได้รับการสนับสนุนยังไง
4. เปิดใจรับฟัง – พร้อมที่จะรับข้อเสนอแนะและปรับเปลี่ยน

ผลที่จะได้รับ

เมื่อทำตามหลักการในหนังสือแล้ว ผู้อ่านหลายคนรายงานผลลัพธ์ที่น่าประทับใจ:

• ลูกทีมมีความชัดเจนมากขึ้น เกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวัง
• การสื่อสารระหว่างหัวหน้าและลูกทีมดีขึ้น เกิดการพูดคุยแบบสองทาง
• เป้าหมายกลายเป็นเครื่องมือพัฒนา ไม่ใช่แค่การตรวจสอบ
• ลูกทีมมีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น เพราะรู้สึกมีส่วนร่วม

ข้อควรระวัง

แม้หนังสือจะให้เครื่องมือและเทคนิคที่ดี แต่ก็ยังมีความท้าทาย:

1. ต้องใช้เวลาในการปรับเปลี่ยน

การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องฝึกฝนและอดทน

2. ต้องมีการสนับสนุนจากองค์กร

ถ้าบริษัทไม่ให้ความสำคัญกับการพัฒนาคน การตั้งเป้าหมายก็จะไม่ได้ผล

3. ต้องติดตามอย่างสม่ำเสมอ

การตั้งเป้าหมายแล้วทิ้งไว้ไม่จะไม่เกิดผล ต้องมีการติดตามและปรับปรุง

การเปลี่ยนแปลงเริ่มต้นที่ตัวเรา

หนังสือ “SMART Objective Setting for Managers: A Roadmap” ไม่ใช่แค่คู่มือการตั้งเป้าหมาย แต่เป็นการเปลี่ยนมุมมองเกี่ยวกับการเป็นผู้นำ

ความสำเร็จของการตั้งเป้าหมายไม่ได้อยู่ที่การเขียนให้ถูกต้องตามหลัก SMART เท่านั้น แต่อยู่ที่การสร้างการสื่อสารที่ดี การเข้าใจซึ่งกันและกัน และการสนับสนุนให้คนในทีมเติบโต

ถ้าคุณเป็นผู้จัดการที่กำลังมองหาวิธีพัฒนาทีมให้ดีขึ้น หรือเป็นคนที่เพิ่งได้เลื่อนตำแหน่งและรู้สึกไม่มั่นใจ หนังสือเล่มนี้อาจจะเป็นเข็มทิศที่ช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้าได้

จำไว้ว่า การตั้งเป้าหมายที่ดีไม่ใช่ศิลปะที่เรียนรู้ได้ในวันเดียว แต่เป็นทักษะที่ต้องฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง และที่สำคัญที่สุด คือการใส่ใจในการพัฒนาคนในทีมอย่างจริงจัง

ดังที่ผู้เขียนท้าทายไว้: “การที่ทีมของคุณมีผลงานดีขึ้น 10% จะมีความหมายกับคุณแค่ไหน?” คำตอบของคำถามนี้อาจจะเป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงในการทำงานของคุณ

#hrรีพอร์ต