HR รีพอร์ต

หลายคนคงเคยมีประสบการณ์แบบนี้ ตื่นเช้ามาวางแผนว่าวันนี้จะเขียนรายงาน จะคิดแคมเปญใหม่ หรือจะออกแบบโลโก้ให้เสร็จ แต่พอนั่งหน้าคอมแล้ว กลับนั่งจ้องหน้าจอเปล่าๆ ไปเป็นชั่วโมง ความคิดมันไม่มา แรงบันดาลใจหายไปไหน สุดท้ายก็เสียเวลาไปเปล่าๆ แล้วก็โทษตัวเองว่าขี้เกียจ

David Kadavy ผู้เขียนหนังสือ “Mind Management, Not Time Management” เล่าว่า เขาเองก็เคยเป็นแบบนี้ เขาเป็นนักออกแบบที่พยายามใช้ระบบการจัดการเวลาแบบต่างๆ มากมาย ตั้งแต่การทำรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-Do List) ไปจนถึงเทคนิค Pomodoro แต่สิ่งเหล่านั้นกลับทำให้เขารู้สึกหงุดหงิดมากกว่าที่จะช่วยให้เขาทำงานได้ดีขึ้น

จนกระทั่งวันหนึ่ง เขาค้นพบความจริงข้อหนึ่งที่เปลี่ยนแปลงชีวิตการทำงานของเขาไปตลอดกาล

เวลากับจิตใจ

“ปัญหาไม่ได้อยู่ที่เวลา แต่อยู่ที่จิตใจ” Kadavy กล่าว

เขาเล่าเรื่องราวของตัวเองว่า ช่วงเช้าๆ เขามักจะมีแรงบันดาลใจในการเขียน สมองใสแจ๋ว ความคิดไหลลื่น แต่ถ้าเขาบังคับตัวเองให้ทำงานเอกสาร ตอบอีเมล หรืองานประจำอื่นๆ ในช่วงนั้น เมื่อเขาต้องการกลับมาเขียนในภายหลัง พลังงานสร้างสรรค์นั้นก็หายไปแล้ว

ในทางตรงกันข้าม ช่วงบ่ายๆ ที่เขารู้สึกเหนื่อยและไม่อยากคิดอะไรมาก กลับเป็นช่วงที่เหมาะกับการทำงานประจำ เช่น จัดไฟล์ ตอบอีเมล หรือทำบัญชี

สถานะของสมองที่ควรทำความเข้าใจ

Kadavy อธิบายว่า สมองของเรามี 4 สถานะหลัก และแต่ละสถานะเหมาะกับงานที่ต่างกัน:

1. สถานะสร้างสรรค์ (Creative Mode)

นี่คือช่วงที่สมองเราพร้อมคิดสิ่งใหม่ๆ มีจินตนาการ และแก้ปัญหาแบบนอกกรอบ

ตัวอย่าง: นักเขียนคนหนึ่งพบว่าตัวเองเขียนหนังสือได้ดีที่สุดในช่วงเช้าตรู่ ตอน 5-8 โมง ขณะที่นั่งดื่มกาแฟและฟังเสียงฝน เขาจึงปรับตารางงานให้ตื่นเช้าเขียนหนังسือก่อน แทนที่จะเช็คอีเมลหรือดูข่าวก่อน

2. สถานะวิเคราะห์ (Analytical Mode)

เป็นช่วงที่เราคิดเลข วิเคราะห์ข้อมูล วางแผน และแก้ปัญหาเชิงตรรกะได้ดี

ตัวอย่าง: นักบัญชีคนหนึ่งสังเกตเห็นว่าเธอทำงานคำนวณได้แม่นยำที่สุดในช่วง 9-11 โมงเช้า หลังจากดื่มกาแฟและสมองตื่นตัวแล้ว เธอจึงจัดตารางให้ทำงานที่ต้องใช้ความแม่นยำในช่วงนี้ และเก็บงานที่ไม่ต้องคิดมากไว้ทำในช่วงบ่าย

3. สถานะสังคม (Social Mode)

คือช่วงที่เราพร้อมที่จะคุยกับคน ประชุม พูดคุย หรือทำงานที่ต้องใช้ปฏิสัมพันธ์

ตัวอย่าง: ผู้จัดการฝ่ายขายคนหนึ่งพบว่าเขาขายได้ดีที่สุดในช่วงบ่าย เพราะในช่วงนั้นเขาพูดเก่ง มีพลัง และสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ดี เขาจึงนัดหมายลูกค้าสำคัญในช่วง 14.00-17.00 เสมอ

4. สถานะรีเซ็ต (Recharge Mode)

เป็นช่วงที่สมองต้องการพักผ่อน แต่ไม่ใช่การนอนหลับ แต่เป็นการให้สมองประมวลผลข้อมูลในระดับใต้สำนึก

ตัวอย่าง: นักออกแบบกราฟิกคนหนึ่งพบว่าไอเดียดีๆ มักจะเกิดขึ้นขณะที่เขากำลังเดินเล่น อาบน้ำ หรือล้างจาน เขาจึงเริ่มใช้เวลาเหล่านี้เป็น “เวลาคิด” โดยไม่ฟังเพลงหรือดูมือถือ

เหตุใดระบบการจัดการเวลาแบบเดิมจึงล้มเหลว

Kadavy ยกตัวอย่างเรื่องราวของ Sarah นักการตลาดออนไลน์ที่เคยใช้เทคนิค Time Blocking แบบเข้มงวด เธอแบ่งเวลาในแต่ละวันเป็นช่วงๆ

• 9.00-10.00 คิดไอเดียแคมเปญ
• 10.00-12.00 ทำเนื้อหา
• 13.00-14.00 ตอบอีเมล
• 14.00-16.00 วิเคราะห์ข้อมูล
• 16.00-17.00 ประชุมทีม

แต่ปัญหาคือ บางวันช่วงเช้าที่เธอกำหนดให้คิดไอเดียแคมเปญ สมองของเธอกลับอยากทำงานเอกสารมากกว่า หรือบางวันที่กำหนดให้ตอบอีเมลในช่วงบ่าย เธอกลับมีไอเดียดีๆ เกิดขึ้น แต่เธอไม่สามารถปรับเปลี่ยนได้ เพราะติดอยู่กับตารางที่วางไว้

ผลลัพธ์คือ Sarah ทำงานไม่มีประสิทธิภาพ รู้สึกเหนื่อยหน่าย และเริ่มโทษตัวเองว่าขาดวินัย

Time Management เป็น Mind Management

เมื่อ Sarah เปลี่ยนมาใช้หนทาง Mind Management เธอเริ่มสังเกตรูปแบบการทำงานของสมองตัวเอง:

สัปดาห์ที่ 1: Sarah จดบันทึกทุกชั่วโมงว่าตัวเองอยากทำงานประเภทไหน และรู้สึกอย่างไรกับงานแต่ละประเภท

สัปดาห์ที่ 2: เธอเริ่มเห็นรูปแบบ – เช้าวันจันทร์ถึงพุธ เธอคิดสร้างสรรค์ได้ดี วันพฤหัสบดี-ศุกร์ เหมาะกับงานวิเคราะห์ ช่วงบ่ายของทุกวัน เหมาะกับงานสังคม

สัปดาห์ที่ 3: เธอปรับตารางงานใหม่ตามรูปแบบที่ค้นพบ

ผลลัพธ์: ภายใน 1 เดือน Sarah ทำงานได้เร็วขึ้น 40% และมีความพึงพอใจกับงานมากขึ้น

เทคนิค

1. Mental Model Mapping

ทำแผนที่ความคิดของตัวเอง โดยจดบันทึกเป็นเวลา 2 สัปดาห์ว่า:

• เวลาไหนคิดสร้างสรรค์ได้ดี
• เวลาไหนวิเคราะห์ข้อมูลได้แม่นยำ
• เวลาไหนอยากคุยกับคน
• เวลาไหนต้องการความเงียบเพื่อคิด

2. Energy-Task Matching

จับคู่งานกับพลังงานจิตใจ แทนที่จะจับคู่กับเวลา

ตัวอย่าง:

• งานต้องคิด = พลังงานสร้างสรรค์สูง
• งานคำนวณ = พลังงานวิเคราะห์สูง
• งานประชุม = พลังงานสังคมสูง
• งานประจำ = พลังงานต่ำได้

3. The Creative Hangover Effect

Kadavy อธิบายว่า หลังจากทำงานสร้างสรรค์เสร็จ สมองจะเหมือน “เมาค้าง” ไม่ควรบังคับให้คิดงานหนักต่อ ควรทำงานง่ายๆ แทน

ตัวอย่าง: หลังจากคิดแนวคิดใหม่สำหรับโปรเจ็กต์เสร็จ ให้ไปทำงานเอกสาร จัดไฟล์ หรืองานประจำอื่นๆ

4. Strategic Procrastination

การผัดวันประกันพรุ่งแบบมีกลยุทธ์ บางครั้งการรอเวลาที่เหมาะสมจะให้ผลงานที่ดีกว่าการบังคับทำทันที

เรื่องจริงจาก Kadavy: เขาเล่าว่าเคยมีงานเขียนที่ติดขัด แทนที่จะบังคับนั่งเขียนต่อ เขาไปทำกิจกรรมอื่นแทน 3 วันต่อมา ขณะกำลังเดินเล่น ไอเดียที่ยอดเยี่ยมก็เกิดขึ้น และเขาเขียนงานนั้นเสร็จได้ในเวลาเพียง 2 ชั่วโมง

กรณีศึกษา

กรณี Alex – Freelance Designer

Alex เป็นนักออกแบบฟรีแลนซ์ที่เคยทำงาน 12-14 ชั่วโมงต่อวัน แต่ผลงานไม่ค่อยออกมาดี ลูกค้าบ่นว่างานไม่สร้างสรรค์

หลังจากอ่านหนังสือเล่มนี้ Alex ค้นพบว่า:

• เขาออกแบบได้ดีที่สุดในช่วง 10.00-12.00 และ 15.00-17.00
• งานเอกสารควรทำช่วง 13.00-14.00 (หลังอาหารกลางวัน สมองงัวเงีย)
• การคุยกับลูกค้าทำได้ดีในช่วงเย็น

ผลลัพธ์: Alex ลดชั่วโมงการทำงานเหลือ 8 ชั่วโมงต่อวัน แต่ได้งานคุณภาพดีขึ้น รายได้เพิ่มขึ้น 60%

กรณี Maria – Content Creator

Maria เป็นผู้สร้างเนื้อหาที่เคยมีปัญหาเรื่อง Writer’s Block เสมอ

เธอเริ่มสังเกตและพบว่า:

• เขียนได้ดีในช่วงเช้า แต่ต้องอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เงียบ
• ช่วงบ่ายเหมาะกับการวิจัย หาข้อมูล
• ช่วงเย็นเหมาะกับการแก้ไข ปรับปรุงงาน

การปรับปรุง: แทนที่จะพยายามเขียนทุกเวลา Maria เปลี่ยนมาเขียนเฉพาะช่วงเช้า และใช้เวลาอื่นทำงานสนับสนุน

ผลลัพธ์: จำนวนเนื้อหาที่ผลิตได้เพิ่มขึ้น 200% คุณภาพดีขึ้นมาก

ข้อผิดพลาด

1. การคิดว่าทุกวันเหมือนกัน

ความจริงคือ พลังงานจิตใจของเราเปลี่ยนแปลงไปตามหลายปัจจัย:

• สภาพอากาศ
• การนอนหลับ
• ความเครียด
• ฮอร์โมน
• กิจกรรมวันก่อน

คำแนะนำ: ให้ยืดหยุ่นกับตัวเอง สังเกตสัญญาณจากร่างกายและจิตใจ

2. การเปรียบเทียบกับคนอื่น

Kadavy เตือนว่า รูปแบบการทำงานของสมองแต่ละคนไม่เหมือนกัน อย่าเลียนแบบใครโดยไม่คิด

ตัวอย่าง: มีคนบอกว่าตื่น 5 โมงเช้าจะทำงานได้ดี แต่ถ้าคุณเป็นคนสายเนื่องจากธรรมชาติ การบังคับตื่นเช้าอาจทำให้งานแย่ลง

3. การบังคับใช้ระบบใหม่ทันที

การเปลี่ยนแปลงต้องทำทีละน้อย ไม่ใช่ปฏิวัติทั้งระบบในวันเดียว

ขั้นตอนที่แนะนำ: สัปดาห์ที่ 1: สังเกตตัวเอง สัปดาห์ที่ 2-3: ทดลองปรับเปลี่ยนเล็กน้อย สัปดาห์ที่ 4: ประเมินผลและปรับปรุง

เบื้องหลังความคิดสร้างสรรค์

หนังสือเล่มนี้เผยความลับที่หลายคนไม่เคยได้ยิน:

ความคิดสร้างสรรค์ไม่ใช่ทักษะ แต่เป็นสถานะ มันเหมือนกับการหิว คุณไม่สามารถบังคับให้ตัวเองหิวได้ แต่คุณรู้เวลาที่ตัวเองหิว และรู้ว่าควรกินอะไร

Kadavy เล่าเรื่องการทดลองที่น่าสนใจ: เขาให้กลุมคนหนึ่งทำงานสร้างสรรค์ตามตารางเวลาที่กำหนดไว้แน่นอน อีกกลุ่มหนึ่งให้ทำงานตามสัญชาตญาณ ผลการทดลองปรากฏว่า กลุ่มที่ทำตามสัญชาตญาณให้ผลงานที่สร้างสรรค์กว่า 75%

การออกแบบวันที่สมบูรณ์แบบ

Morning Ritual Design

สร้างพิธีกรรมยามเช้าที่เหมาะกับสถานะจิตใจที่คุณต้องการ

ตัวอย่าง:

• ถ้าต้องการสร้างสรรค์: ดื่มกาแฟ นั่งสมาธิ 10 นาที ไม่ดูมือถือ
• ถ้าต้องการวิเคราะห์: อ่านข่าว ดื่มชาเขียว ทำแผนรายวัน
• ถ้าต้องการพลังสังคม: ออกกำลังกาย ฟังเพลงที่ชอบ

Energy Audit

ทุกสัปดาห์ให้ประเมินว่า:

• งานไหนกินพลังงานมาก ทำไม?
• งานไหนให้พลังงาน ทำไม?
• เวลาไหนที่รู้สึกสดชื่นที่สุด?
• เวลาไหนที่รู้สึกหมดแรงที่สุด?

The Sunday Planning Session

ทุกวันอาทิตย์ ให้วางแผนสัปดาห์หน้าโดยดูจาก:

1. พลังงานที่คาดว่าจะมี (ดูจากสัปดาห์ที่ผ่านมา)
2. ประเภทงานที่ต้องทำ
3. Deadline ที่สำคัญ
4. เหตุการณ์พิเศษที่อาจส่งผลต่อพลังงาน

วิธีคิดเรื่องการทำงาน

หนังสือ “Mind Management, Not Time Management” ไม่ได้แค่เป็นหนังสือเรื่องการบริหารเวลา แต่เป็นการเปลี่ยนวิธีคิดเรื่องการทำงานและชีวิตโดยสิ้นเชิง

ข้อความสำคัญที่สุด: เราไม่สามารถจัดการเวลาได้ เพราะเวลามันไหลไปเหมือนเดิม สิ่งที่เราจัดการได้คือการใช้พลังงานจิตใจให้เกิดประโยชน์สูงสุด

แทนที่จะมองตัวเองเป็นเครื่องจักรที่ต้องทำงานเหมือนกันทุกวัน ให้มองตัวเองเป็นศิลปินที่มีจังหวะ มีช่วงเวลาที่สร้างสรรค์ได้ดี และมีช่วงเวลาที่ต้องพักฟื้น

การเปลี่ยนแปลงนี้อาจจะไม่ง่าย โดยเฉพาะในสังคมที่เน้นการทำงานแบบเครื่องจักร แต่สำหรับคนที่ต้องทำงานสร้างสรรค์ นักคิด นักเขียน นักออกแบบ หรือใครก็ตามที่ต้องใช้สมองคิด หนังสือเล่มนี้อาจเป็นกุญแจสำคัญที่จะปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริงของคุณ

จำไว้ว่า “อย่าบังคับสมอง ให้เข้าใจสมอง” และชีวิตการทำงานของคุณจะเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้นอย่างแน่นอน

#hrรีพอร์ต