HR รีพอร์ต

เคยไหมครับที่รู้สึกตื่นเต้นปนกังวลในวันแรกของการทำงานใหม่? หัวใจเต้นแรง ไม่รู้ว่าจะต้องเจออะไรบ้าง คนในออฟฟิศเป็นยังไง งานหนักแค่ไหน หรือตัวเองจะทำได้ดีไหม

เอาจริงๆ แล้ว ความรู้สึกแบบนี้เป็นเรื่องปกติมาก แม้กระทั่งผู้บริหารระดับสูงที่มีประสบการณ์มากมายก็ยังรู้สึกเช่นเดียวกัน Michael Watkins ผู้เขียนหนังสือ “The First 90 Days” เล่าว่า เขาเคยเจอผู้บริหารคนหนึ่งที่ประสบความสำเร็จมาตลอดชีวิต แต่พอเข้าบริษัทใหม่ กลับล้มเหลวอย่างน่าเศร้า ทำไมถึงเป็นแบบนี้?

คำตอบอยู่ที่ว่า ช่วง 90 วันแรกเป็นช่วงเวลาทองคำ ที่จะกำหนดว่าเราจะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวในตำแหน่งใหม่

โลกแห่งความจริง

ลองนึกภาพคุณอำนาจ ผู้จัดการฝ่ายขายคนใหม่ที่เพิ่งย้ายมาจากบริษัทคู่แข่ง วันแรกที่เข้ามา เขารู้สึกมั่นใจมาก เพราะมีประสบการณ์ขายมา 10 ปี คิดว่างานนี้คงไม่ยากอะไร

สัปดาห์แรก คุณอำนาจเรียกประชุมทีมขายทั้งหมด แล้วประกาศว่า “เราต้องเปลี่ยนกลยุทธ์การขายใหม่หมด เพราะวิธีเก่าไม่ได้ผล” เขาพูดด้วยความมั่นใจ โดยไม่ได้สอบถามความคิดเห็นใครเลย

ผลที่ตามมาคือ… ทีมขายเริ่มไม่พอใจ พวกเขารู้สึกว่าถูกดูถูก เพราะวิธีการเก่าที่ใช้อยู่จริงๆ แล้วใช้ได้ผลดี แค่ต้องปรับปรุงเล็กน้อยเท่านั้น ไม่นานพนักงานเก่าเริ่มลาออก ยอดขายตกลง และคุณอำนาจก็ถูกไล่ออกภายใน 6 เดือน

อย่าเพิ่งรีบเปลี่ยนแปลง

เรื่องของคุณอำนาจสอนเราว่า การฟังสำคัญกว่าการพูด ในช่วงแรก ๆ Michael Watkins เปรียบเทียบการเข้างานใหม่เหมือนกับการเป็นนักสำรวจที่เข้าไปในดินแดนใหม่ เราต้องสำรวจดูก่อนว่าที่นี่เป็นยังไงบ้าง

ลองดูตัวอย่างคุณสมใจ ผู้จัดการฝ่าย IT คนใหม่ที่ทำอย่างถูกต้อง เมื่อเข้ามาวันแรก เขาไม่ได้รีบเปลี่ยนอะไร แต่ใช้เวลา 2 สัปดาห์แรกในการ:

• คุยกับทีมงานแต่ละคน ถามว่าพวกเขาทำงานอะไรบ้าง มีปัญหาอะไร และมีความคิดเห็นเกี่ยวกับการปรับปรุงงานอย่างไร
• สังเกตกระบวนการทำงาน ดูว่าแต่ละขั้นตอนเป็นอย่างไร ใช้เวลานานแค่ไหน มีจุดคอขวดอยู่ตรงไหน
• อ่านเอกสารสำคัญ ทั้งรายงานผลงาน แผนงาน และปัญหาที่เกิดขึ้นในอดีต

หลังจากเรียนรู้ครบแล้ว คุณสมใจจึงค่อยๆ เสนอการปรับปรุงเล็กๆ น้อยๆ ที่ทีมงานเห็นด้วย ผลที่ได้คือทีมมีความสุข งานมีประสิทธิภาพขึ้น และเขาได้รับความไว้วางใจจากทุกคน

สร้างเครือข่าย

หนึ่งในเรื่องที่ Watkins เน้นย้ำมากคือ การสร้างความสัมพันธ์กับคนที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่แค่ทีมงานของเราเท่านั้น แต่รวมถึงเจ้านาย เพื่อนร่วมงานในแผนกอื่น และแม้กระทั่งลูกค้า

เรื่องเล่าของคุณมานะ ผู้จัดการฝ่ายการตลาดใหม่ เป็นตัวอย่างดี เขาทำ “แผนการพบปะ 30 วัน” โดยจัดตารางพบคนสำคัญดังนี้:

สัปดาห์ที่ 1-2:

• พบทีมงานในแผนกตัวเอง 1 ต่อ 1 คนละ 30 นาที
• พบเจ้านายเพื่อทำความเข้าใจความคาดหวัง
• พบผู้ช่วยของเจ้านายเพื่อเรียนรู้กฎระเบียบไม่เป็นทางการ

สัปดาห์ที่ 3-4:

• พบหัวหน้าแผนกอื่นๆ ที่ต้องทำงานร่วมกัน (ขาย, ผลิต, IT)
• พบลูกค้าสำคัญ 2-3 ราย
• พบคู่ค้าที่สำคัญ

ในการพบปะแต่ละครั้ง คุณมานะจะถามคำถามเหล่านี้:

• “ผมควรรู้อะไรเกี่ยวกับแผนกนี้บ้าง?”
• “ปัญหาใหญ่ที่สุดที่เราเผชิญอยู่คืออะไร?”
• “ถ้าให้คุณแนะนำผมสิ่งหนึ่งที่ควรทำก่อน คุณจะแนะนำอะไร?”
• “ใครคือคนที่ผมควรจะรู้จัก?”

การทำแบบนี้ทำให้คุณมานะได้ข้อมูลมากมาย เข้าใจบริบทขององค์กร และที่สำคัญคือสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคนรอบข้าง

สร้างผลลัพธ์ให้เร็ว

Watkins เรียกสิ่งนี้ว่า “Early Wins” หรือความสำเร็จในช่วงแรก ซึ่งไม่ได้หมายถึงโปรเจ็กต์ใหญ่โต แต่หมายถึงการทำสิ่งเล็กๆ ที่เห็นผลชัดเจนและสร้างความเชื่อมั่น

ตัวอย่างของคุณปิยะ ผู้จัดการฝ่ายบัpersonnel resources คนใหม่ เธอสังเกตเห็นว่าพนักงานบ่นเรื่องระบบลาป่วยที่ยุ่งยาก ต้องกรอกเอกสารหลายแผ่น และใช้เวลานานในการอนุมัติ

แทนที่จะทำโครงการใหญ่ เธอเริ่มจากการ:

• ลดขั้นตอนการขออนุมัติลาป่วย จาก 3 ขั้นตอนเหลือ 1 ขั้นตอน
• ทำแบบฟอร์มออนไลน์ ให้กรอกง่ายขึ้น
• กำหนดเวลาการอนุมัติ ไม่เกิน 1 วันทำการ

การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ นี้ใช้เวลาแค่ 2 สัปดาห์ แต่ทำให้พนักงานทั้งบริษัทรู้สึกดีขึ้นมาก พวกเขาเห็นว่าผู้จัดการคนใหม่ใส่ใจปัญหาของพวกเขาจริงๆ และสามารถแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

เรียนรู้อย่างเป็นระบบ

การเรียนรู้ในช่วง 90 วันแรกไม่ใช่การเรียนรู้แบบสุ่มสี่สุ่มห้า แต่ต้องมีแผนและเป็นระบบ Watkins แนะนำให้แบ่งการเรียนรู้เป็น 4 ด้าน:

1. เรียนรู้เกี่ยวกับธุรกิจ

• ลูกค้าหลักเป็นใคร และต้องการอะไร
• คู่แข่งคือใคร มีจุดแข็งจุดอ่อนอย่างไร
• แนวโน้มของอุตสาหกรรมเป็นไปในทิศทางไหน

2. เรียนรู้เกี่ยวกับองค์กร

• วัฒนธรรมการทำงานเป็นอย่างไร
• ใครมีอำนาจตัดสินใจจริงๆ (ไม่ใช่แค่ตามโครงสร้าง)
• กระบวนการทำงานสำคัญๆ เป็นอย่างไร

3. เรียนรู้เกี่ยวกับทีมงาน

• แต่ละคนมีความสามารถพิเศษอะไร
• ใครเป็นคนที่มีอิทธิพลในทีม
• ปัญหาความขัดแย้งมีอะไรบ้าง

4. เรียนรู้เกี่ยวกับตัวเอง

• จุดแข็งของเราคืออะไรที่จะช่วยงานนี้ได้
• จุดอ่อนคืออะไรที่ต้องระวัง
• เราต้องปรับพฤติกรรมตรงไหนบ้าง

เราเรียนรู้จากบทเรียนราคาแพงได้

ไม่ใช่ทุกเรื่องเล่าจะจบด้วยความสำเร็จ คุณรัชนี ผู้อำนวยการฝ่ายขายของบริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่ง เป็นตัวอย่างของการที่ไม่ทำตามหลักการใน 90 วันแรก

คุณรัชนีเข้ามาในช่วงที่บริษัทมีปัญหายอดขายตก เธอรู้สึกกดดันมากและคิดว่าต้องแสดงผลงานให้เห็นเร็วๆ เธอจึงตัดสินใจ:

• เปลี่ยนเป้าหมายการขายใหม่ โดยไม่ปรึกษาทีม
• ยกเลิกโปรโมชั่นเก่า ที่ลูกค้าชื่นชอบ
• บังคับให้ทีมขายใช้วิธีการใหม่ ที่เธอเคยใช้ในบริษัทเก่า

สิ่งที่เกิดขึ้นคือ:

• ลูกค้าเก่าไม่พอใจที่โปรโมชั่นถูกยกเลิก
• ทีมขายต่อต้านวิธีการใหม่เพราะไม่เข้าใจ
• ยอดขายตกลงแทนที่จะเพิ่มขึ้น
• ทีมขายเริ่มไม่ไว้วางใจผู้บริหารคนใหม่

ในที่สุด คุณรัชนีต้องลาออกภายใน 8 เดือน เธอเล่าภายหลังว่า “ถ้าได้ย้อนเวลากลับไป ฉันจะใช้เวลาเรียนรู้ก่อน ไม่ใช่รีบเปลี่ยนแปลง”

กลยุทธ์สำหรับ 90 วันแรก

จากเรื่องเล่าและบทเรียนต่างๆ มาถึงตอนนี้เราน่าจะเห็นภาพชัดขึ้นแล้วว่า 90 วันแรกควรทำอย่างไร นี่คือแผนปฏิบัติที่ใช้ได้จริง:

เดือนที่ 1: เรียนรู้และฟัง (Learn & Listen)

• สัปดาห์ที่ 1-2: พบปะทีมงาน เจ้านาย และคนที่เกี่ยวข้องโดยตรง
• สัปดาห์ที่ 3-4: ขยายวงการพบปะไปยังแผนกอื่นๆ ลูกค้า และคู่ค้า
• เป้าหมาย: เข้าใจ 80% ของบริบทงาน รู้จักคนสำคัญ และระบุปัญหาหลัก

เดือนที่ 2: วิเคราะห์และวางแผน (Analyze & Plan)

• วิเคราะห์ข้อมูล ที่ได้จากการพบปะและสังเกตการณ์
• ระบุโอกาสในการปรับปรุง ที่จะให้ผลลัพธ์เร็วและชัดเจน
• วางแผนการเปลี่ยนแปลง โดยปรึกษากับคนที่เกี่ยวข้อง
• เป้าหมาย: มีแผนการปรับปรุงที่ชัดเจนและได้รับการสนับสนุน

เดือนที่ 3: ลงมือทำและติดตาม (Act & Monitor)

• เริ่มดำเนินการตามแผน โดยเริ่มจากสิ่งง่ายๆ ก่อน
• ติดตามผลและปรับปรุง อย่างสม่ำเสมอ
• สื่อสารความก้าวหน้า ให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องทราบ
• เป้าหมาย: มีผลลัพธ์ที่วัดได้และได้รับการยอมรับ

สิ่งที่ไม่ควรลืม

1. ทำบันทึกการเรียนรู้

จดบันทึกทุกสิ่งที่เรียนรู้ ทั้งข้อมูลที่ได้จากการสนทนา การสังเกต และการอ่าน การจดบันทึกจะช่วยให้เราไม่ลืม และสามารถเชื่อมโยงข้อมูลต่างๆ ได้ดีขึ้น

2. ถามคำถามที่ถูกต้อง

อย่าถามแค่ “งานนี้ทำยังไง” แต่ให้ถาม “ทำไมเราถึงทำงานนี้แบบนี้” “มีทางเลือกอื่นไหม” หรือ “ถ้าคุณอยู่ในตำแหน่งผม คุณจะทำอย่างไร”

3. สร้างระบบรับฟังความคิดเห็น

หาวิธีให้คนรอบข้างให้ความคิดเห็นเกี่ยวกับการทำงานของเรา อาจจะผ่านการสนทนาไม่เป็นทางการ หรือระบบ feedback ที่จัดเป็นทางการ

4. จัดการความคาดหวัง

สื่อสารกับเจ้านายอย่างชัดเจนว่าเราจะทำอะไรในช่วง 90 วันแรก และจะให้ผลลัพธ์อะไรเมื่อไหร่ การจัดการความคาดหวังจะช่วยลดความกดดันและเพิ่มความเข้าใจ

สรุป: การเดินทางที่ยาวไกล เริ่มต้นจากก้าวแรก

หนังสือ “The First 90 Days” สอนเราว่า ความสำเร็จในงานใหม่ไม่ได้เกิดจากความสามารถหรือประสบการณ์เพียงอย่างเดียว แต่เกิดจากการเริ่มต้นที่ถูกต้อง

90 วันแรกเปรียบเหมือนการวางรากฐานของบ้าน ถ้ารากฐานแข็งแรง บ้านก็จะอยู่ได้นาน แต่ถ้ารากฐานไม่แข็งแรง แม้จะสร้างบ้านสวยแค่ไหนก็อาจจะพังได้

สิ่งสำคัญที่สุดคือความอดทน อย่าเพิ่งรีบพิสูจน์ตัวเอง ให้เวลาตัวเองเรียนรู้ เข้าใจ และสร้างความสัมพันธ์ที่ดี เมื่อถึงเวลา ความสำเร็จจะตามมาเอง

สำหรับใครที่กำลังจะเริ่มงานใหม่ หรือเพิ่งเริ่มไปแล้ว ลองใช้หลักการเหล่านี้ดู อย่าลืมว่าทุกคนที่ประสบความสำเร็จในวันนี้ ล้วนผ่านช่วง 90 วันแรกที่ท้าทายมาทั้งนั้น

และที่สำคัญที่สุด อย่าลืมว่าการเรียนรู้ไม่เคยหยุด แม้จะผ่าน 90 วันไปแล้ว เราก็ยังต้องเรียนรู้และปรับปรุงตัวเองอย่างต่อเนื่อง เพราะโลกของธุรกิจเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และผู้ที่จะอยู่รอดได้คือผู้ที่ปรับตัวได้เร็วที่สุด

90 วันแรกอาจจะเป็นจุดเริ่มต้น แต่มันก็เป็นรากฐานของความสำเร็จที่ยาวไกล เริ่มต้นให้ดี เพื่ออนาคตที่สดใส

#hrรีพอร์ต