HR รีพอร์ต

คุณเคยไหมครับ… นั่งอ่านอีเมลยาวเหยียดจากเจ้านาย แล้วอ่านจบก็ยังไม่รู้ว่าเขาต้องการอะไรกันแน่? หรือเคยเข้าประชุม 2 ชั่วโมง แต่สรุปได้แค่ 5 นาที? ถ้าเคย ผมว่าคุณน้าจะชอบหนังสือเล่มนี้แน่ๆ

“Smart Brevity: The Power of Saying More with Less” เขียนโดย Jim VandeHei ผู้ร่วมก่อตั้ง Axios สื่อออนไลน์ที่มีสไตล์การเขียนข่าวแบบกระชับเป็นเอกลักษณ์ หนังสือเล่มนี้เหมือนคู่มือสอนเราว่า ในโลกที่ทุกคนมีเวลาน้อยลงทุกวัน เราจะสื่อสารยังไงให้คนอื่นอ่านจบ เข้าใจ และลงมือทำตามที่เราต้องการ

เริ่มต้นจากความหงุดหงิด

Jim VandeHei เล่าว่า เขาเริ่มคิดเรื่อง Smart Brevity จากความหงุดหงิดของตัวเอง ตอนที่ยังทำงานเป็นนักข่าวอยู่ เขามักได้รับอีเมลจากแหล่งข่าวที่ยาวมากๆ บางฉบับยาวเป็น 10 หน้า A4 แต่ประเด็นสำคัญที่เป็นข่าวจริงๆ มีแค่ 2-3 บรรทัด

“ผมเสียเวลาไปกับการอ่านหาเข็มในมหาสมุทร” Jim บอก “และผมก็คิดว่า ถ้าผมที่อ่านเร็วขนาดนี้ยังรู้สึกเสียเวลา แล้วคนทั่วไปล่ะ?”

ความคิดนี้ทำให้เขาเริ่มศึกษาว่า คนเราอ่านอะไรบ้าง อ่านนานแค่ไหน และอะไรทำให้เราตัดสินใจว่าจะอ่านต่อหรือข้ามไปเลย

ความจริงที่น่าตกใจเกี่ยวกับการอ่านในยุคนี้

จากการวิจัย พบว่า:

• คนส่วนใหญ่ใช้เวลาอ่านอีเมลแต่ละฉบับไม่เกิน 11 วินาที
• 55% ของคนเข้าเว็บไซต์แล้วอยู่ไม่เกิน 15 วินาที
• คนเราจะตัดสินใจว่าจะอ่านต่อหรือไม่ภายใน 3 วินาทีแรก

“นี่คือความจริงที่เราต้องยอมรับ” Jim บอก “ไม่ใช่ว่าคนไม่อยากอ่าน แต่พวกเขามีตัวเลือกมากเกินไป เวลาน้อยเกินไป”

หลักการ Smart Brevity: พูดน้อย ได้มาก

1. เริ่มด้วยสิ่งสำคัญที่สุด (Start with Why It Matters)

ผมขอยกตัวอย่างจากชีวิตจริงนะครับ สมมติว่าคุณต้องส่งอีเมลถึงทีมเรื่องการเปลี่ยนแปลงนโยบายการทำงานที่บ้าน

แบบเดิม (ที่คนไม่ค่อยอ่าน): “สวัสดีครับทุกคน ตามที่บริษัทได้มีการประชุมคณะกรรมการเมื่อวันศุกร์ที่ผ่านมา ซึ่งในที่ประชุมได้มีการหารือถึงสถานการณ์การทำงานในปัจจุบัน รวมถึงผลการสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน และแนวโน้มการทำงานในอนาคต ทางคณะกรรมการจึงมีมติ…”

แบบ Smart Brevity: “เรื่อง: นโยบาย WFH ใหม่ – เริ่ม 1 กุมภาพันธ์

ประเด็นสำคัญ: ตั้งแต่ 1 ก.พ. ทุกคนสามารถ WFH ได้ 3 วัน/สัปดาห์

ทำไมถึงสำคัญ:

• คุณมีความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น
• ประหยัดเวลาและค่าเดินทาง
• Work-Life Balance ดีขึ้น”

เห็นความแตกต่างไหมครับ? แบบที่สองคุณรู้ทันทีว่าเรื่องอะไร ได้อะไร และทำไมถึงดีกับคุณ

2. ใช้โครงสร้างที่สแกนได้ (Scannable Structure)

Jim เปรียบเทียบว่าการอ่านในยุคนี้เหมือนการขับรถบนทางด่วน เราไม่ได้อ่านทุกคำ แต่เราสแกนหาป้ายบอกทางที่เราต้องการ

ลองดูตัวอย่างการเขียนรายงานการประชุม:

แบบเดิม: “ในการประชุมวันนี้ เราได้คุยกันหลายเรื่อง เริ่มจากเรื่องงบประมาณปีหน้า ซึ่งทาง CFO ได้นำเสนอว่าเราควรจะตั้งงบไว้ที่ 50 ล้านบาท แต่ทางฝ่ายการตลาดบอกว่าน่าจะต้องใช้มากกว่านั้น…”

แบบ Smart Brevity: “สรุปการประชุม – 15 มกราคม

1. งบประมาณปี 2025

• ที่ตกลง: 55 ล้านบาท
• การจัดสรร: Marketing 40% | Product 35% | Operations 25%
• กำหนดส่งแผน: 31 มกราคม

2. โปรเจคใหม่ “Smart Customer”

• เป้าหมาย: เพิ่มความพึงพอใจลูกค้า 20%
• ผู้รับผิดชอบ: ทีม CX นำโดยคุณสมชาย
• Timeline: เริ่ม 1 มีนาคม

Next Steps:

• ทุกแผนกส่งแผนใช้งบภายใน 31 ม.ค.
• คุณสมชายส่ง Project Plan ภายใน 20 ม.ค.
• ประชุมครั้งต่อ: 5 กุมภาพันธ์”

3. ตัดคำฟุ่มเฟือย (Cut the Fluff)

Jim บอกว่า “ทุกคำที่คุณเขียนต้องมีเหตุผล ถ้าตัดออกแล้วความหมายไม่เปลี่ยน ก็ตัดเลย”

ตัวอย่าง:

• ❌ “ในความคิดเห็นส่วนตัวของผม ผมคิดว่า…”
• ✅ “ผมคิดว่า…”
• ❌ “ณ ปัจจุบันนี้ ในขณะนี้”
• ✅ “ตอนนี้”
• ❌ “เพื่อที่จะทำการ”
• ✅ “เพื่อ”

4. ใช้ภาษาที่คนทั่วไปเข้าใจ (Human Language)

หนึ่งในสิ่งที่ Jim เน้นมากคือ หยุดใช้ภาษาที่ฟังดูเท่แต่ไม่มีใครเข้าใจ

แทนที่จะพูดว่า: “เราต้อง leverage core competency เพื่อ maximize synergy ในการ drive efficiency”

ให้พูดว่า: “เราต้องใช้จุดแข็งของเราให้ดีที่สุด เพื่อให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น”

เทคนิคพิเศษ: The Why It Matters Test

Jim แนะนำให้ทุกครั้งที่เขียนอะไร ให้ถามตัวเองว่า “So What?” หรือ “แล้วไง?”

ตัวอย่าง:

• “บริษัทเราจะเปิดสาขาใหม่ที่เชียงใหม่” → แล้วไง?
• “คุณจะมีโอกาสย้ายไปทำงานที่เชียงใหม่ ได้เงินเดือนเพิ่ม 20% และค่าครองชีพถูกกว่า”

อันไหนน่าสนใจกว่ากัน? แน่นอนว่าอันที่สอง เพราะมันตอบคำถาม “แล้วมันดีกับฉันยังไง?”

การนำ Smart Brevity ไปใช้ในชีวิตจริง

1. อีเมลที่คนอยากอ่าน

เทคนิค Subject Line ที่ Jim แนะนำ:

• ระบุ Action ชัดเจน: “กรุณาอนุมัติ: งบซื้อคอมพิวเตอร์ใหม่”
• บอกกำหนดเวลา: “ส่งภายใน 25 ม.ค.: รายงานประจำเดือน”
• สรุปประเด็นหลัก: “ยกเลิก: การประชุมวันพุธ 17 ม.ค.”

2. การประชุมที่ไม่เสียเวลา

Jim แนะนำ “The 5-Minute Meeting Prep”:

1. Purpose (1 นาที): ประชุมเพื่ออะไร?
2. Key Points (2 นาที): ประเด็นหลัก 3 ข้อที่ต้องคุย
3. Decisions Needed (1 นาที): ต้องตัดสินใจเรื่องอะไรบ้าง?
4. Next Steps (1 นาที): ออกจากห้องประชุมแล้วใครต้องทำอะไร?

3. Presentation ที่ไม่หลับ

“ถ้าสไลด์ของคุณมีตัวหนังสือเยอะจนต้องย่อฟอนต์ นั่นไม่ใช่สไลด์ นั่นคือเอกสาร” Jim กล่าว

กฎ 6×6:

• ไม่เกิน 6 bullet points ต่อสไลด์
• ไม่เกิน 6 คำต่อ bullet point

ผลลัพธ์ที่น่าทึ่ง

Axios ใช้หลัก Smart Brevity ในการเขียนข่าวและสร้างรายได้หลายร้อยล้านดอลลาร์ มีผู้อ่านหลายล้านคนทั่วโลก

ตัวอย่างจากบริษัทที่นำไปใช้:

บริษัท A (ธุรกิจค้าปลีก):

• อีเมลภายในสั้นลง 60%
• พนักงานตอบอีเมลเร็วขึ้น 3 เท่า
• ประหยัดเวลาการประชุม 40%

บริษัท B (สตาร์ทอัพเทคโนโลยี):

• Engagement ในการสื่อสารภายในเพิ่มขึ้น 150%
• ความเข้าใจผิดในการสื่อสารลดลง 70%
• พนักงานมีความสุขกับการทำงานมากขึ้น

บทเรียนสำคัญที่ผมได้จากหนังสือเล่มนี้

1. เวลาของคนอื่นมีค่า – การเขียนยาวๆ โดยไม่จำเป็นคือการขโมยเวลาคนอื่น
2. ความชัดเจนคือความใส่ใจ – เมื่อเราสื่อสารชัดเจน แสดงว่าเราใส่ใจผู้รับสาร
3. Less is More จริงๆ – ข้อความสั้นแต่ตรงจุด มีพลังมากกว่าการพูดวนไปมา
4. ทุกคนชอบ Bullet Points – เพราะอ่านง่าย เข้าใจเร็ว
5. ความกระชับต้องฝึก – ยิ่งเขียนมาก ยิ่งรู้ว่าอะไรควรตัดทิ้ง

ข้อควรระวังในการใช้ Smart Brevity

แน่นอนว่า Smart Brevity ไม่ใช่ยาวิเศษที่ใช้ได้กับทุกสถานการณ์

อย่าใช้เมื่อ:

• ต้องอธิบายเรื่องซับซ้อนที่ต้องการรายละเอียด
• เขียนเรื่องที่ต้องการอารมณ์และความรู้สึก
• สร้างความสัมพันธ์ส่วนตัว

ใช้ได้ผลดีเมื่อ:

• สื่อสารในที่ทำงาน
• ส่งข้อมูลที่ต้องการให้ลงมือทำ
• รายงานผลงานหรือสถานะ

สรุป: ทำไม Smart Brevity ถึงสำคัญในยุคนี้

Jim VandeHei ปิดท้ายหนังสือด้วยประโยคที่ผมชอบมาก: “ในโลกที่ทุกคนพูดมาก คนที่พูดน้อยแต่ตรงจุด คือคนที่ถูกฟัง”

Smart Brevity ไม่ได้สอนให้เราพูดน้อย แต่สอนให้เราพูดให้ตรงจุด ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก เหลือแต่สิ่งที่มีค่าและมีความหมาย

ในยุคที่ทุกคนมีสมาร์ทโฟน มีโซเชียลมีเดีย มีอีเมลนับร้อยฉบับต่อวัน การสื่อสารแบบ Smart Brevity คือทักษะที่ทุกคนควรมี

เพราะท้ายที่สุด เราไม่ได้แข่งกับคนอื่น แต่เรากำลังแข่งกับ Netflix, TikTok, Instagram และสิ่งเร้าอื่นๆ อีกนับไม่ถ้วนที่ต้องการความสนใจของผู้คน

ถ้าเราอยากให้คนฟังเรา อ่านสิ่งที่เราเขียน และลงมือทำตามที่เราต้องการ เราต้องเคารพเวลาของพวกเขา และนั่นคือหัวใจของ Smart Brevity

“Say more with less” – พูดให้ได้มากขึ้น ด้วยคำที่น้อยลง

#hrรีพอร์ต

นี่คือบทเรียนสำคัญที่ Jim VandeHei ต้องการบอกเรา และผมคิดว่ามันคือทักษะที่จำเป็นที่สุดอย่างหนึ่งในการสื่อสารยุคดิจิทัลครับ