HR รีพอร์ต

เรื่องราวสมมติที่อาจจะเกิดขึ้นจริงๆ ไปแล้ว

ผมจำได้ชัดเจนมาก วันนั้นเป็นวันศุกร์ เวลา 23:30 น. ผมนั่งจ้องหน้าจอคอมพิวเตอร์ในออฟฟิศที่มืดเกือบหมด มีแค่เสียงแอร์ กับแสงไฟจากโต๊ะผมโต๊ะเดียว ตอนนั้นผมทำงานมาแล้ว 14 ชั่วโมงติด และนี่เป็นวันที่ 6 ในสัปดาห์ที่ผมทำแบบนี้

“ทำไมชีวิตถึงได้มาเป็นแบบนี้นะ?” ผมถามตัวเอง

นั่นคือจุดเริ่มต้นที่ผมเรียนรู้ว่า Workload สำคัญแค่ไหน และทำไมทุกคนในออฟฟิศต้องเข้าใจเรื่องนี้

เรื่องราวเริ่มต้น: เมื่อผมเป็น “คนเก่งของทีม”

ย้อนกลับไปเมื่อ 3 ปีก่อน ผมเพิ่งเลื่อนตำแหน่งเป็น Team Lead ของฝ่าย Digital Marketing ด้วยความที่เป็นคนใหม่ ผมเลยอยากพิสูจน์ตัวเองว่าควรได้รับตำแหน่งนี้

เวลาใครมาของาน ผมรับหมด “พี่ช่วยดู campaign นี้หน่อยได้ไหม?” “ได้สิ” “พี่ว่ายังไงกับ brief ใหม่นี้?”

“เดี๋ยวผมดูให้” “พี่มีเวลาช่วยแก้ content ไหม?” “มี มี ส่งมาเลย”

ผลลัพธ์คือใน 1 สัปดาห์ ผมมีงานอยู่มือแบบนี้:

• ดูแล 4 campaigns ใหญ่
• เขียน content ให้ 6 brands
• review งานของลูกทีม 8 คน
• เข้าประชุมวันละ 4-5 ครั้ง
• plus งานอดิเรกอื่นๆ อีกเพียบ

ตอนนั้นผมไม่รู้เลยว่าสิ่งที่ผมกำลังทำอยู่มันมีชื่อเรียกว่า “Workload Overload”

วันที่ร่างกายส่งสัญญาณเตือนว่าไม่น่าไหวแล้วนะ

อาการแรกคือนอนไม่หลับ ผมจะนอนแล้วเอาแต่คิดเรื่องงาน “พรุ่งนี้ต้องส่งงานอะไรบ้างนะ?” “Campaign นั่นเดดไลน์กี่โมงนะ?” สมองหยุดไม่ได้เลย

อาการที่สองคือเริ่มหงุดหงิดง่าย เพื่อนร่วมงานถามเรื่องเล็กน้อย ผมก็รู้สึกรำคาญ “ทำไมไม่รู้ทำเองนะ?” แต่หลังจากนั้นก็รู้สึกผิดที่คิดแบบนั้น

อาการที่สามคือเริ่มทำงานแล้วไม่มีความสุข งานที่เคยรัก เคยตื่นเต้น กลายเป็นเป็นภาระ เหมือนหิ้วกระเป๋าที่หนักเกินไป

วันที่หัวหน้าเรียกคุย

“เฮ้ยย! นั่งคุยกันหน่อยสิ”

พี่เอ็ก (หัวหน้าของผม) เดินเข้ามาหาตอนผมกำลังงีบเผลอบนโต๊ะทำงาน

“ช่วงนี้เป็นยังไงบ้าง? เห็นทำงานหนักมาก”

“ไม่เป็นไรครับ จัดการได้” ผมตอบแบบอัตโนมัติ

“จริงเหรอ? แล้วเมื่อไหร่เป็นครั้งสุดท้ายที่นายกลับบ้านก่อน 3 ทุ่ม?”

ผมนิ่งไป เพราะนึกไม่ออกจริงๆ

“มานั่งดูกันว่านายมีงานอะไรอยู่มือบ้าง แล้วเราจะหาทางแก้ไขร่วมกัน”

นั่นเป็นครั้งแรกที่ผมได้เรียนรู้ว่าการ “วัด Workload” คืออะไร

เริ่มค้นพบว่า Workload มันไม่ใช่แค่เรื่องของเวลา

พี่เอ็กให้ผมเขียนรายการงานทั้งหมดที่อยู่มือ แล้วให้คะแนนแต่ละงานจาก 3 มุม:

มุมที่ 1: เวลาที่ใช้

• งาน A ใช้เวลา 2 ชั่วโมง
• งาน B ใช้เวลา 30 นาที
• งาน C ใช้เวลา 4 ชั่วโมง

มุมที่ 2: ความซับซ้อน (ใช้สมองแค่ไหน)

• รีวิวงานลูกทีม = ง่าย (1 คะแนน)
• วางแผน strategy ใหม่ = ยาก (5 คะแนน)
• เขียน content ธรรมดา = ปานกลาง (3 คะแนน)

มุมที่ 3: ความเร่งด่วน

• ต้องส่งวันนี้ = เร่งด่วนมาก (5 คะแนน)
• ส่งสัปดาห์หน้า = ไม่เร่งด่วน (2 คะแนน)

เมื่อรวมทุกอย่างแล้ว ผมถึงได้รู้ว่าทำไมผมถึงเหนื่อยขนาดนี้ แม้ว่าเวลาจะเพียงพอก็ตาม เพราะผมรับงานที่ซับซ้อนและเร่งด่วนมากเกินไป!

เมื่อเข้าใจแล้ว ชีวิตเริ่มดีขึ้น

หลังจากวิเคราะห์ Workload แล้ว เราเริ่มหาทางแก้

ขั้นตอนที่ 1: กระจายงาน งานบางอย่างที่ผมทำอยู่ จริงๆ แล้วลูกทีมทำได้ ผมแค่ต้องสอนและให้คำแนะนำ

ขั้นตอนที่ 2 จัดลำดับความสำคัญ งานที่เร่งด่วนและซับซ้อน = ทำก่อน งานที่ไม่เร่งด่วนแต่ซับซ้อน = หาเวลาที่สมองใสมาทำ งานที่เร่งด่วนแต่ง่าย = มอบหมายคนอื่น

ขั้นตอนที่ 3 ตั้งขีดจำกัด ผมเริ่มบอก “ไม่” กับงานใหม่ที่ไม่จำเป็น แต่ต้องอธิบายเหตุผลและเสนอทางเลือก

แล้วทุกคนในทีมเรียนรู้ไปด้วยกัน

หลังจากที่ผมผ่านช่วงวิกฤตมาได้ เราเริ่มนำระบบวัด Workload มาใช้กับทั้งทีม

สำหรับผมในฐานะ Team Lead:

• เช้าจันทร์ ประชุมแบ่งงานและวัด Workload ของแต่ละคนเป็นรายบุคคล
• กลางสัปดาห์ เช็คสถานะและปรับงานมีงานที่ช้าเกินกำหนด หรือมีงานที่เร็วกว่าที่ประเมินไว้
• ศุกร์ ทบทวนงานของสัปดาห์ที่ผ่านมา และวางแผนงานสัปดาห์หน้า

ผมสอนให้น้องๆ ในทีมทุกคนประเมิน Workload ตัวเองและรายงานเมื่อรู้สึกว่าเกินขีดจำกัด ไม่ต้องเก็บไว้ในใจเพื่อรอวันระเบิด

พี่ใหม่จาก HR สนใจวิธีการทำงานของเราที่ใช้ Workload มาช่วยในการจัดการงาน พี่ใหม่จึงนำ Workload ไปขยายใช้งานกับทีมอื่นๆ อีกด้วย

บทเรียนที่ได้เรียนรู้

1. Workload ไม่ใช่แค่เรื่องเวลา งาน 2 ชั่วโมงที่ใช้สมองหนัก อาจเหนื่อยกว่างาน 4 ชั่วโมงที่ทำเป็นกิจวัตร

2. การบอก “ไม่” ไม่ใช่เรื่องผิด เมื่อเราบอกไม่ได้อย่างสร้างสรรค์ เราจะได้ทำงานที่สำคัญได้ดีขึ้น

3. การสื่อสารคือกุญแจสำคัญ เมื่อทุกคนในทีมพูดคุยเรื่อง Workload ได้อย่างเปิดเผย ปัญหาส่วนใหญ่จะได้รับการแก้ไขตั้งแต่ปัญหามันยังเล็กๆ ที่แก้ได้ง่าย ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่แก้ไม่ได้

4. ผู้นำต้องเป็นตัวอย่างที่ดดี ถ้าผมเป็นคนแรกที่อยู่ออฟฟิศดึกสุด ลูกทีมก็จะรู้สึกว่าต้องทำตาม

วันนี้ผมเป็นยังไงเหรอ?

3 ปีผ่านมา ผมยังคงเป็น Team Lead คนเดิม แต่ชีวิตเปลี่ยนไปเยอะมาก

เย็นวันศุกร์ที่ผ่านมา ผมออกจากออฟฟิศตอน 18:00 น. พอดี แล้วไปดูหนังกับแฟนก่อนกลับบ้าน ไม่มีเครียด ไม่มีงานค้างคา

ทีมของเราตอนนี้มี 12 คน ทุกคนรู้ Workload ของตัวเองดี และไม่มีใครต้องทำงานหนักเกินไปจนป่วย

ที่สำคัญคือ ผลงานของทีมดีขึ้น เพราะทุกคนได้ทำงานในสภาพที่สมองใส มีความสุข และมีเวลาคิดสร้างสรรค์

ข้อคิดที่อยากฝากให้

ถ้าตอนนี้คุณรู้สึกเหมือนผมในอดีต – เหนื่อย เครียด รู้สึกว่างานเยอะเกินขีดจำกัด ผมอยากให้คุณลองทำแบบนี้ดู

วันนี้เลย: เขียนรายการงานทั้งหมดที่อยู่มือ แล้วให้คะแนนตาม 3 มิติที่ผมบอก

พรุ่งนี้: คุยกับหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานที่ไว้ใจได้ เล่าให้ฟังว่าคุณรู้สึกยังไง

สัปดาห์หน้า: เริ่มหาทางกระจายงานหรือจัดลำดับความสำคัญใหม่

จำไว้ว่า การดูแล Workload ไม่ใช่เรื่องของหัวหน้าคนเดียว แต่เป็นหน้าที่ของทุกคนในทีม รวมถึงตัวคุณเองและที่สำคัญที่สุด: คุณไม่ได้เก่งเพราะทำงานหนัก แต่คุณเก่งเพราะทำงานอย่างชาญฉลาด

#hrรีพอร์ต